Payroll Prozess – so läuft Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung mit comvaHRo ab
Als erfahrenes Payroll-Team sind wir nicht nur Dienstleister, sondern die perfekte Erweiterung Ihrer HR-Abteilung. Wir integrieren uns nahtlos in Ihre HR-Abläufe: von Datenerfassung über Testabrechnung bis zur Echtabrechnung und dem Monatsabschluss. Sie behalten die Kontrolle – wir liefern Qualität, Termintreue und Compliance.
Unser Payroll-Vorgehen im Detail - transparent, sicher, wiederkehrend
Ob temporäre Entlastung oder dauerhaftes Payroll-Outsourcing – wir integrieren uns flexibel in Ihre bestehenden Abläufe und stellen sicher, dass Ihre Payroll auch bei personellen Engpässen, Umstrukturierungen oder komplexen Abrechnungsszenarien stabil bleibt.
Sie behalten die Kontrolle, wir kümmern uns um die Details: ELStAM, EEL, Testabrechnung, Echtabrechnung, SEPA-Zahlungsdateien und Buchungslisten – Monat für Monat, fristgerecht und revisionssicher, persönlich betreut.
So entlasten wir Sie – Schritt für Schritt durch den laufenden Abrechnungszyklus
Ganz gleich, ob Sie intern unterbesetzt sind, Prozesse konsolidieren oder Fachwissen absichern möchten:
comvaHRo steht Ihnen als festes, erfahrenes Payroll-Team zur Seite – verlässlich, lösungsorientiert und mit Weitblick. Wir sind nicht nur extern – wir sind ein Teil Ihres Teams.
Schritt 1 - Datenvorbereitung
Nach der letzten Echtabrechnung
Datensammeln & Änderungen melden: Nach dem Monatsabschluss übermitteln Sie strukturiert Neueintritte, Austritte, Stammdatenänderungen (z. B. Bankverbindung, Adresse, vermögenswirksame Leistungen), variable Bezüge (Überstunden, Boni, Zuschläge, Sachbezüge) und Fehlzeiten (Krankheit, Elternzeit, Mutterschutz).
Stammdatenpflege & Bewegungen erfassen: comvaHRo pflegt Mitarbeiterstammdaten, bildet Ein- und Austritte ab und importiert variable Daten aus Ihren Vor- oder Zeiterfassungssystemen.
ELStAM & Änderungslisten: comvaHRo führt An- und Abmeldungen über ELStAM beim Finanzamt durch und berücksichtigt Änderungslisten für korrekte Steuerabzüge.
Laufende EEL-Prozesse: Parallel übernimmt comvaHRo wöchentliche EEL-Meldungen (Kinderkrankengeld, Krankengeld, Mutterschaftsgeld), damit Sozialversicherung und Entgeltersatzleistungen stets aktuell sind.
Plausibilisierung & Vollständigkeitscheck: Vor dem Cut-off werden Daten auf Vollständigkeit, Plausibilität und Compliance geprüft, Sonderfälle markiert und offene Punkte geklärt.
Ziel: Alle relevanten Personaldaten und Meldeprozesse sind vollständig und korrekt für den neuen Abrechnungsmonat vorbereitet.
Schritt 2 - Cut-off und Testabrechnung
Ca. Monatsmitte
Cut-off & Dateneinfrierung: Bis zur Monatsmitte (Cut-off) fließen alle gemeldeten Änderungen ein; der Datenstand wird für die Testläufe eingefroren.
Testabrechnung durchführen: comvaHRo erstellt die Testabrechnung für alle Mitarbeitenden inklusive Lohnarten, Steuer- und SV-Berechnungen.
Fehlerlisten & Korrekturen: Auffälligkeiten aus Fehlerlisten (z. B. fehlende Stammdaten, SV-Schlüssel, ELStAM-Konflikte) werden durch comvaHRo behoben; Sonderfälle werden dokumentiert.
Testmeldungen erzeugen: Es folgen testweise Meldedateien an Sozialversicherungsträger und Finanzbehörden sowie testweise SEPA-Zahlungsdateien und Buchungslisten zur internen Qualitätssicherung.
Ergebnisbereitstellung & Freigabe: Sie erhalten die Testergebnisse zur ruhigen Prüfung (z. B. Abrechnungsbelege, Summen-/Salden, SV-Nachweise). Mit Ihrer Freigabe („Go“) wird der Produktionslauf autorisiert.
Ziel: Datenqualität absichern und mit Ihrer Freigabe die Basis für eine fehlerfreie Echtabrechnung schaffen.
Schritt 3 - Echtabrechnung und Monatsabschluss
Bis zum fünftletzten Bankarbeitstag
Produktionslauf & Finalisierung: comvaHRo führt die Echtabrechnung bis spätestens zum fünftletzten Bankarbeitstag durch – fristgerecht und compliancegerecht.
Finalmeldungen & Nachweise: Alle Meldedateien an Sozialversicherungsträger und Finanzbehörden werden final erstellt; gesetzliche Fristen und Fälligkeiten werden eingehalten.
Zahlungsdateien & Buchungslisten: comvaHRo generiert SEPA-Zahlungsdateien (Netto-Löhne, SV-Beiträge, Lohnsteuer etc.) und stellt Buchungslisten für Ihre Finanzbuchhaltung bereit.
Bereitstellung Monatsabschluss: Sie erhalten den Monatsabschluss mit Abrechnungsbelegen, Summen-/Salden und Dokumentation.
Ausführung & Übergabe: Sie führen die Zahlungen aus und übergeben die Buchungen an die Finanzbuchhaltung; anschließend wird das System von comvaHRo freigegeben – bereit für den nächsten Zyklus.
Ergebnis: Termingerechte Auszahlung und vollständiger Monatsabschluss – der Zyklus startet erneut mit Schritt 1.
*Der beschriebene Ablauf gilt für den Payroll Service Level L. comvaHRo bietet insgesamt drei Service-Stufen, zwischen denen Sie flexibel wählen können – je nach gewünschtem Leistungsumfang. Mehr dazu finden Sie unter Payroll Service.
Wir freuen uns, Sie kennenzulernen!
In einem unverbindlichen Erstgespräch möchten wir mehr über Sie und Ihre Anforderungen erfahren. Wir freuen uns auf das Kennenlernen!
Häufige Fragen
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu unseren Dienstleistungen und Lösungen.
Wir bieten Ihnen umfassende HR-Lösungen, die speziell darauf ausgerichtet sind, Ihre Personalprozesse zu optimieren und zu digitalisieren. Unser Angebot umfasst drei zentrale Geschäftsbereiche:
HR-Software
Unsere integrierte Softwarelösung, die comvaHRo All-In HR-Suite, deckt sämtliche Bereiche des Personalmanagements ab. Von der Personalverwaltung über die Gehaltsabrechnung bis hin zur Zeiterfassung und zum Bewerbermanagement – alle Module sind in einer benutzerfreundlichen Plattform vereint. Diese cloudbasierte Lösung gewährleistet stets aktuelle, DSGVO-konforme Anwendungen, die ohne zusätzlichen IT-Aufwand in Ihrer „Private Cloud“ bereitgestellt werden.
HR-Consulting
Wir bieten Ihnen professionelle Beratungsdienstleistungen durch erfahrene Consultants. Unser Team unterstützt Sie bei der Implementierung und Optimierung Ihrer HR-Prozesse und steht Ihnen mit strategischer Beratung zur Seite. Zudem bieten wir Schulungen und kontinuierlichen Support an, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden die Software optimal nutzen können.
Entgeltabrechnung (Payroll Services)
Auf Wunsch übernehmen wir für Sie die komplette Lohn- und Gehaltsabrechnung im Rahmen unseres Payroll-Outsourcing-Services. Dabei gewährleisten wir eine sichere und zuverlässige Abwicklung, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Unser Ziel ist es, Ihnen nicht nur modernste Technologie bereitzustellen, sondern auch individuelle Beratung und persönlichen Support zu bieten. Jeder Kunde erhält bei uns einen festen Ansprechpartner, der die spezifischen Herausforderungen Ihres Unternehmens kennt und maßgeschneiderte Lösungen entwickelt.
Die comvaHRo All-In HR-Suite ist eine umfassende, cloudbasierte Softwarelösung, die sämtliche HR-Prozesse in einer einzigen Plattform integriert. Sie wurde speziell für Unternehmen mit 100 bis 10.000 Mitarbeitenden entwickelt und deckt Bereiche wie Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, Personalverwaltung und Bewerbermanagement ab. Durch die zentrale Bündelung dieser Funktionen ermöglicht die Suite eine effiziente Verwaltung aller personalbezogenen Aufgaben. Ihr Unternehmen profitiert von stets aktuellen, DSGVO-konformen Anwendungen, die in der „Private Cloud“ gehostet werden. Dies reduziert den IT-Aufwand erheblich und gewährleistet höchste Sicherheitsstandards. Zudem fördert die benutzerfreundliche Oberfläche die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden und erleichtert den Umstieg von bestehenden Systemen.
Ja, die Sicherheit Ihrer Daten hat höchste Priorität. Die comvaHRo All-In HR-Suite wird in einer „Private Cloud“ gehostet, die strengen Sicherheitsstandards entspricht und regelmäßigen Audits unterzogen wird. Alle Module sind DSGVO-konform entwickelt, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Zudem werden regelmäßige Updates und Sicherheitsprüfungen durchgeführt, um die Integrität und Vertraulichkeit Ihrer Daten sicherzustellen. Durch diese Maßnahmen können Sie darauf vertrauen, dass Ihre sensiblen Personaldaten jederzeit geschützt sind und den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Nein, die comvaHRo All-In HR-Suite erfordert keinen zusätzlichen IT-Aufwand, da sie als Cloud-Lösung bereitgestellt wird.
Das Modul Entgeltabrechnung der comvaHRo All-In HR-Suite bietet eine voll integrierte Lösung für die Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung in 13 europäischen Ländern. Es berücksichtigt komplexe Tarifverträge und individuelle Regelwerke, die bereits im System hinterlegt oder anpassbar sind. Besonders für Unternehmen mit anspruchsvollen Anforderungen, wie beispielsweise im öffentlichen Dienst, ermöglicht dieses Modul eine effiziente und fehlerfreie Abwicklung der Gehaltsabrechnungen. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Integration aktueller gesetzlicher Vorgaben wird der administrative Aufwand reduziert und die Genauigkeit erhöht.
Die Cloud-basierte Architektur der comvaHRo All-In HR-Suite bietet zahlreiche Vorteile, darunter ständige Aktualität der Software, ortsunabhängiger Zugriff und reduzierte IT-Kosten. Da die Software in der „Private Cloud“ gehostet wird, profitieren Sie zudem von hohen Sicherheitsstandards und DSGVO-Konformität.
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