Eine Payroll, die mitdenkt - planbar, verlässlich, entlastend.
Als erfahrenes Payroll-Team sind wir nicht nur Dienstleister, sondern die perfekte Erweiterung Ihrer HR-Abteilung. Wir kennen Ihre Prozesse, sprechen Ihre Sprache und entlasten Sie dort, wo es am dringendsten ist: im Tagesgeschäft.
Unser Vorgehen
im Detail
Ob temporäre Entlastung oder dauerhafte Auslagerung – wir integrieren uns flexibel in Ihre bestehenden Abläufe und sorgen dafür, dass Ihre Payroll auch bei personellen Engpässen, internen Umstrukturierungen oder komplexen Abrechnungsszenarien stabil bleibt. Sie behalten die Kontrolle – wir kümmern uns um die Details. Monat für Monat. Fristgerecht, revisionssicher und persönlich betreut.
So läuft die Payroll mit comvaHRo ab – Schritt für Schritt durch den Monat
Ganz gleich, ob Sie intern unterbesetzt sind, Prozesse konsolidieren oder Fachwissen absichern möchten:
comvaHRo steht Ihnen als festes, erfahrenes Payroll-Team zur Seite – verlässlich, lösungsorientiert und mit Weitblick. Wir sind nicht nur extern – wir sind ein Teil Ihres Teams.
Schritt 1 - Monatseröffnung & Datenvorbereitung
1.–5. des Monats
Zu Monatsbeginn kümmern wir uns um alle grundlegenden Voraussetzungen für eine reibungslose Abrechnung. Dazu gehören die Prüfung und Aktualisierung von Krankenkasseninformationen, SV-Betriebsnummern, Umlagesätzen und Tarifen. Wir gleichen Ihre Stammdaten mit den gesetzlichen Vorgaben ab und integrieren technische Änderungen direkt im System. Besondere Konstellationen oder individuelle Anpassungen stimmen wir rechtzeitig mit Ihnen ab, sodass keine ungeklärten Punkte offenbleiben.
Ziel: Eine fundierte, aktuelle und vollständige Datenbasis als Ausgangspunkt für eine rechtssichere Abrechnung.
Schritt 2 - Schätzlauf & Abschlagsplanung
ca. 5.–8. des Monats
Falls zum Monatsanfang noch nicht alle Entgeltdaten vorliegen, simulieren wir die Abrechnung in einem Schätzlauf. Dabei greifen wir auf Vormonatswerte zurück, um eine realistische Hochrechnung zu erstellen – inklusive aller relevanten Lohnarten. So können Sie frühzeitig Ihre Personalkosten planen. Auf Wunsch bereiten wir auch eine Abschlagsabrechnung vor, die Ihren Mitarbeitenden rechtzeitig zur Verfügung steht.
Das Ergebnis: Hohe Planungssicherheit für Ihre HR und Finanzbuchhaltung – und pünktliche Gehaltszahlungen trotz offener Daten.
Schritt 3 - Datenmeldung & Hauptlauf-Vorbereitung
bis ca. 12. des Monats
Sobald Ihre HR-Abteilung die variablen Abrechnungsdaten bereitstellt – etwa Überstunden, Zuschläge oder Bonuszahlungen – übernehmen wir die weitere Aufbereitung. Wir prüfen die Plausibilität, führen gezielte Rückfragen und integrieren die Daten in die vorbereitete Abrechnungslogik. Technische Validierungen stellen sicher, dass keine fehlerhaften oder unvollständigen Einträge in den Hauptlauf gelangen.
Ziel: Ein abgestimmter und geprüfter Datenbestand, der als verlässliche Grundlage für die finale Abrechnung dient.
Schritt 4 - Hauptabrechnung & Versand
ca. 13.–18. des Monats
Nach der Datenfreigabe führen wir den Hauptlauf durch: Die vollständige Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt systemgestützt und wird zusätzlich durch unser Team geprüft. Je nach Vereinbarung stellen wir die Abrechnungen digital über ein Mitarbeiterportal oder in physischer Form zur Verfügung. Parallel dazu erhalten Sie alle relevanten Auswertungen – vom Buchungssatz für die Finanzbuchhaltung bis zur HR-spezifischen Übersicht.
Ergebnis: Eine lückenlose, fehlerfreie Entgeltabrechnung, die pünktlich und nachvollziehbar bei allen Beteiligten ankommt.
Schritt 5 - Meldungen & Fristenmanagement
spätestens bis 20. des Monats
Nach der Abrechnung kümmern wir uns um alle vorgeschriebenen Meldungen. Das umfasst Sozialversicherungsmeldungen über DEÜV, elektronische Lohnsteueranmeldungen über ELSTER sowie Bescheinigungen an Ämter, Krankenkassen oder Berufsgenossenschaften. Sämtliche Meldungen erfolgen fristgerecht, datenschutzkonform und vollständig dokumentiert.
Ihre Sicherheit: Ein revisionssicherer, gesetzeskonformer Meldeprozess – vollständig übernommen von comvaHRo.
Schritt 6 - Monatsabschluss & Rückblick
ab 21. bis Monatsende
Zum Monatsende analysieren wir gemeinsam mit Ihnen den gesamten Ablauf: Besondere Abrechnungssituationen werden dokumentiert, Rückfragen beantwortet und Optimierungspotenziale identifiziert. Zudem erinnern wir Sie an relevante Termine oder Vorbereitungen für den kommenden Monat. Auf Wunsch führen wir auch eine kurze Rücksprache zur Abrechnung durch – telefonisch oder digital.
Nutzen: Ein transparenter Abschluss mit klarer Vorbereitung – für eine kontinuierlich stabile und vorausschauende Payroll.
Wir freuen uns, Sie kennenzulernen!
In einem unverbindlichen Erstgespräch möchten wir mehr über Sie und Ihre Anforderungen erfahren. Wir freuen uns auf das Kennenlernen!
Häufige Fragen
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu unseren Dienstleistungen und Lösungen.
Wir bieten Ihnen umfassende HR-Lösungen, die speziell darauf ausgerichtet sind, Ihre Personalprozesse zu optimieren und zu digitalisieren. Unser Angebot umfasst drei zentrale Geschäftsbereiche:
HR-Software
Unsere integrierte Softwarelösung, die comvaHRo All-In HR-Suite, deckt sämtliche Bereiche des Personalmanagements ab. Von der Personalverwaltung über die Gehaltsabrechnung bis hin zur Zeiterfassung und zum Bewerbermanagement – alle Module sind in einer benutzerfreundlichen Plattform vereint. Diese cloudbasierte Lösung gewährleistet stets aktuelle, DSGVO-konforme Anwendungen, die ohne zusätzlichen IT-Aufwand in Ihrer „Private Cloud“ bereitgestellt werden.
HR-Consulting
Wir bieten Ihnen professionelle Beratungsdienstleistungen durch erfahrene Consultants. Unser Team unterstützt Sie bei der Implementierung und Optimierung Ihrer HR-Prozesse und steht Ihnen mit strategischer Beratung zur Seite. Zudem bieten wir Schulungen und kontinuierlichen Support an, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden die Software optimal nutzen können.
Entgeltabrechnung (Payroll Services)
Auf Wunsch übernehmen wir für Sie die komplette Lohn- und Gehaltsabrechnung im Rahmen unseres Payroll-Outsourcing-Services. Dabei gewährleisten wir eine sichere und zuverlässige Abwicklung, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Unser Ziel ist es, Ihnen nicht nur modernste Technologie bereitzustellen, sondern auch individuelle Beratung und persönlichen Support zu bieten. Jeder Kunde erhält bei uns einen festen Ansprechpartner, der die spezifischen Herausforderungen Ihres Unternehmens kennt und maßgeschneiderte Lösungen entwickelt.
Die comvaHRo All-In HR-Suite ist eine umfassende, cloudbasierte Softwarelösung, die sämtliche HR-Prozesse in einer einzigen Plattform integriert. Sie wurde speziell für Unternehmen mit 100 bis 10.000 Mitarbeitenden entwickelt und deckt Bereiche wie Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, Personalverwaltung und Bewerbermanagement ab. Durch die zentrale Bündelung dieser Funktionen ermöglicht die Suite eine effiziente Verwaltung aller personalbezogenen Aufgaben. Ihr Unternehmen profitiert von stets aktuellen, DSGVO-konformen Anwendungen, die in der „Private Cloud“ gehostet werden. Dies reduziert den IT-Aufwand erheblich und gewährleistet höchste Sicherheitsstandards. Zudem fördert die benutzerfreundliche Oberfläche die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden und erleichtert den Umstieg von bestehenden Systemen.
Ja, die Sicherheit Ihrer Daten hat höchste Priorität. Die comvaHRo All-In HR-Suite wird in einer „Private Cloud“ gehostet, die strengen Sicherheitsstandards entspricht und regelmäßigen Audits unterzogen wird. Alle Module sind DSGVO-konform entwickelt, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Zudem werden regelmäßige Updates und Sicherheitsprüfungen durchgeführt, um die Integrität und Vertraulichkeit Ihrer Daten sicherzustellen. Durch diese Maßnahmen können Sie darauf vertrauen, dass Ihre sensiblen Personaldaten jederzeit geschützt sind und den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Nein, die comvaHRo All-In HR-Suite erfordert keinen zusätzlichen IT-Aufwand, da sie als Cloud-Lösung bereitgestellt wird.
Das Modul Entgeltabrechnung der comvaHRo All-In HR-Suite bietet eine voll integrierte Lösung für die Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung in 13 europäischen Ländern. Es berücksichtigt komplexe Tarifverträge und individuelle Regelwerke, die bereits im System hinterlegt oder anpassbar sind. Besonders für Unternehmen mit anspruchsvollen Anforderungen, wie beispielsweise im öffentlichen Dienst, ermöglicht dieses Modul eine effiziente und fehlerfreie Abwicklung der Gehaltsabrechnungen. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Integration aktueller gesetzlicher Vorgaben wird der administrative Aufwand reduziert und die Genauigkeit erhöht.
Die Cloud-basierte Architektur der comvaHRo All-In HR-Suite bietet zahlreiche Vorteile, darunter ständige Aktualität der Software, ortsunabhängiger Zugriff und reduzierte IT-Kosten. Da die Software in der „Private Cloud“ gehostet wird, profitieren Sie zudem von hohen Sicherheitsstandards und DSGVO-Konformität.
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