Was sich zum Jahreswechsel 2025/2026 in der Payroll wirklich ändert

Die wichtigsten Änderungspakete auf einen Blick

Der Jahreswechsel 2025/2026 bringt für Payroll-Teams gleich mehrere Änderungen, die direkt in die Lohn- und Gehaltsabrechnung hineinwirken. Im Mittelpunkt stehen ein deutlich höherer Mindestlohn mit neuen Grenzen für Minijob und Übergangsbereich, angehobene Sozialversicherungsrechengrößen mit neuen Beitragsbemessungsgrenzen und Versicherungspflichtgrenzen, angepasste steuerliche Werte wie Grundfreibetrag und Vorsorgepauschale sowie verfeinerte digitale Meldeverfahren rund um das SV-Meldeportal und den elektronischen Datenaustausch.

Praktisch bedeutet das: Sie müssen Ihre Abrechnungssysteme und Prozesse so vorbereiten, dass die erste Lohnabrechnung 2026 automatisch nach neuem Recht läuft – während Sie gleichzeitig noch mitten im Jahresabschluss 2025 stecken. Eine klare interne „Checkliste Jahreswechsel Lohnabrechnung 2025/2026“ hilft dabei, die vielen Stellschrauben im Blick zu behalten und Prioritäten zu setzen.

Kostenlose Checksliste zum Jahreswechsel

Hier können Sie die Checkliste Jahreswechsel Lohnabrechnung 2025/2026 kostenlos herunterladen.

Mindestlohn 2026, Minijobgrenze und Übergangsbereich: Was auf den Lohnzettel durchschlägt

Die neuen Werte im Niedriglohnbereich 2026

Ab dem 1. Januar 2026 steigt der gesetzliche Mindestlohn auf 13,90 Euro pro Stunde. Ein weiterer Schritt auf 14,60 Euro folgt zum 1. Januar 2027. Mit dieser Entwicklung verschieben sich auch die daran gekoppelten Grenzen im Niedriglohnbereich: Die Minijobgrenze liegt 2026 bei 603 Euro im Monat, der Übergangsbereich (Midijobs) erstreckt sich von 603,01 Euro bis 2.000 Euro monatliches Arbeitsentgelt.

Auf den ersten Blick wirken diese Zahlen wie reine Tabellenwerte. In der Praxis verändern sie jedoch die Einstufung vieler Beschäftigter im unteren Entgeltbereich – insbesondere bei mehreren Jobs, schwankenden Stunden oder häufig geänderten Arbeitszeitmodellen. Ein scheinbar kleiner Schritt beim Stundenlohn kann ausreichen, um aus einem Minijob einen versicherungspflichtigen Midijob zu machen.

Prüfsteps für Minijob und Midijob in der Praxis

Für Ihre Entgeltabrechnung bedeutet das: Wenn Sie viele geringfügig oder im Übergangsbereich Beschäftigte haben, sollten Sie Arbeitsverträge, Stundenkontingente und das hinterlegte Entgelt im System gezielt prüfen. Wichtig ist, ob die vertragliche Arbeitszeit und der Stundenlohn noch zur neuen Minijobgrenze passen oder ob ein Beschäftigter regelmäßig darüber liegt und damit eigentlich in den Übergangsbereich gehört.

Genauso relevant ist die Zusammenrechnung mehrerer Beschäftigungen. Sobald mehrere geringfügige Jobs nebeneinander bestehen, entscheidet die Gesamtsumme über Versicherungspflicht, Pauschalversteuerung und Beitragspflicht. Fachinformationen der Krankenkassen betonen ausdrücklich, dass Mindestlohnanpassung, Minijobgrenze und Übergangsbereich ab 2026 gemeinsam betrachtet werden sollten, um Beitrags- und Meldefehler zu vermeiden.

Für Ihre Lohnabrechnungs-Software ist der Jahreswechsel damit ein kritischer Zeitpunkt: Minijob- und Midijob-Grenzen müssen als Parameter sauber hinterlegt sein, damit Beitragsberechnung, Meldungen und Umlagen automatisch korrekt laufen.

Sozialversicherungsrechengrößen 2026: Neue Grenzen, neue Einstufungen in der Praxis

Zum 1. Januar 2026 steigen die Rechengrößen in der Sozialversicherung, insbesondere die Beitragsbemessungsgrenzen und die Versicherungspflichtgrenze in der Krankenversicherung. Hiervon betroffen sind vor allem Mitarbeitende mit höheren Einkommen sowie diejenigen, deren regelmäßiges Jahresarbeitsentgelt in der Nähe dieser Grenzen liegt.

Welche Mitarbeitenden jetzt besonders im Fokus stehen

In der Payroll-Praxis geht es jetzt vor allem darum, die richtigen Personen zu identifizieren. Beschäftigte, die 2025 knapp unter der Versicherungspflichtgrenze der Krankenversicherung lagen, können 2026 pflichtig oder freiwillig versichert sein – abhängig von Gehaltsanpassungen und regelmäßigen Zulagen. Ebenso relevant sind Mitarbeitende, die durch Gehaltserhöhungen oder Boni erstmals die neue Beitragsbemessungsgrenze erreichen.

Damit die richtigen Beiträge berechnet werden, ist eine saubere Stammdatenpflege entscheidend. Gehaltsbestandteile, regelmäßige Zulagen, Einmalzahlungen und der Beschäftigungsumfang sollten klar definiert und im System korrekt hinterlegt sein. Wenn die Sozialversicherungsrechengrößen vollständig gepflegt sind und die betroffenen Fälle sauber neu bewertet wurden, vermeiden Sie Unter- und Überzahlungen von Beiträgen – und damit aufwendige Rückrechnungen und Nachfragen der Sozialversicherungsträger.

Lohnsteuer 2026 und Vorsorgepauschale: Worauf Payroll jetzt achten muss

Neue Lohnsteuerparameter im Überblick

Im Bereich der Lohnsteuer bringt das Jahr 2026 zwei wesentliche Änderungen mit sich: einen höheren Grundfreibetrag und eine angepasste Berechnung der Vorsorgepauschale. Der Grundfreibetrag steigt weiter an und sorgt vor allem im unteren und mittleren Einkommensbereich für etwas weniger Lohnsteuerabzug.

Noch wichtiger für die Praxis in der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist jedoch das neue BMF-Schreiben zur Vorsorgepauschale, das ab 1. Januar 2026 gilt und die bisherige Regelung aus dem Jahr 2013 ablöst. Die Vorsorgepauschale ist der Mechanismus, mit dem pauschal Beiträge zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung im Lohnsteuerabzug berücksichtigt werden. Sie ist eng mit den tatsächlichen Sozialversicherungsbeiträgen verknüpft und wird in der Lohnabrechnungssoftware automatisch berechnet.

Für alle, die sich mit „Änderungen Lohnabrechnung 2026 für Arbeitgeber“ beschäftigen, heißt das: Die Lohnabrechnungs-Software muss die neuen Parameter und die angepasste Logik der Vorsorgepauschale vollständig und korrekt umsetzen. Ansonsten drohen systematische Abweichungen beim Steuerabzug – oft über viele Mitarbeitende hinweg.

Einmalzahlungen und Sonderfälle zum Jahreswechsel

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Einmalzahlungen rund um den Jahreswechsel, etwa Boni, Prämien oder Nachzahlungen. Entscheidend ist, wann die Zahlung zufließt, welchem Lohnzahlungszeitraum sie zugeordnet wird und ob für diesen Zeitraum bereits die neuen Lohnsteuerparameter gelten.

In der Praxis hilft es, kritische Fälle vorab als Testabrechnung durchzuspielen. So sehen Sie, wie sich die neue Vorsorgepauschale und die aktualisierten Freibeträge auswirken, bevor die produktive Abrechnung läuft. Das reduziert Rückfragen von Mitarbeitenden und vermeidet spätere Korrekturen bei Lohnsteuerbescheinigungen.

Jahreswechsel 2025/2026 in der Entgeltabrechnung: Fristen, Rückrechnungen und typische Fehlerquellen

Wichtige Fristen und Meldetermine für Arbeitgeber

Neben allen neuen Werten und Regelungen bleibt der klassische Jahresabschluss in der Entgeltabrechnung bestehen. Die wichtigsten Fristen sollten Sie fest im Blick haben:

• SV-Jahresmeldungen für alle am 31. Dezember versicherungspflichtig Beschäftigten sind mit der ersten Abrechnung des Folgejahres, spätestens bis Mitte Februar, zu übermitteln.
• Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung für 2025 muss bis Ende Februar 2026 an die Finanzverwaltung übermittelt werden.
• Für einzelne Träger wie die Unfallversicherung oder die Künstlersozialkasse gelten zusätzliche Termine, die je nach Unternehmen relevant sind.

Wer hier rechtzeitig plant, erspart sich hektische Korrekturen und Nachfragen – sowohl von Behörden als auch von Mitarbeitenden, die ihre Unterlagen für die Einkommensteuer benötigen.

Typische Fehler im Jahresabschluss der Lohnabrechnung

Erfahrungen aus den vergangenen Jahren zeigen, wo es im Jahreswechselgeschäft häufig hakt. Oft werden zwar die neuen Beitragsbemessungsgrenzen im System hinterlegt, aber bestimmten Lohnarten nicht korrekt zugeordnet. Minijobs werden im Übergangsbereich falsch bewertet, weil die neue Geringfügigkeitsgrenze nicht konsequent umgesetzt wurde.

Häufig sind auch Stammdaten nicht vollständig angepasst – etwa nach Steuerklassenwechseln, Krankenkassenwechseln oder Änderungen bei Kinderfreibeträgen. Das führt zu falschen Lohnsteuer- oder SV-Ergebnissen, die später aufwendig korrigiert werden müssen. Werden Rückrechnungen für das Vorjahr nicht sauber in den Jahresmeldungen nachgezogen, entstehen zusätzliche Rückfragen der Träger.

Ein pragmatischer Weg ist, den ersten Lauf im neuen Jahr nicht als „blindes Vertrauen“ in die Software zu sehen, sondern mit gezielten Testabrechnungen und Plausibilitätschecks zu arbeiten. Eine interne Checkliste zum Jahreswechsel in der Lohnabrechnung hilft, diese Prüfschritte verbindlich zu verankern.

Digitale Meldeverfahren und SV-Meldeportal: Technik als fester Teil der Payroll

Was bis Januar 2026 technisch funktionieren muss

Die Entgeltabrechnung ist nicht mehr nur Fachwissen, sondern immer auch Technik. Das zeigt sich besonders beim SV-Meldeportal, das sv.net vollständig abgelöst hat. Arbeitgeber nutzen dieses Portal oder systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme, um Meldungen zur Sozialversicherung zu übermitteln.

Für Sie im Payroll-Alltag ist wichtig, dass Zugänge und Zertifikate aktuell sind, Verantwortlichkeiten für Meldungen klar geregelt wurden und die technischen Einstellungen in der Lohnsoftware zu den genutzten Meldewegen passen. Wenn Meldungen technisch scheitern oder verspätet übermittelt werden, entstehen schnell Mahnungen, Rückfragen und im Extremfall Säumniszuschläge.

DTA-EEL und Rückmeldungen der Krankenkassen

Ab 2026 treten zudem Anpassungen beim Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (DTA-EEL) in Kraft. Rückmeldungen der Krankenkassen werden ausgebaut, sodass Arbeitgeber besser erkennen, wann Krankengeld beginnt oder endet und welche Entgeltdaten zugrunde gelegt wurden.

Das kann eine erhebliche Erleichterung sein, wenn Stammdaten und Prozesse dazu passen. Dann unterstützen die zusätzlichen Informationen dabei, Lohnfortzahlung, Krankengeldphase und Rückkehr in die reguläre Entgeltzahlung sauber aufeinander abzustimmen. Sind Stammdaten dagegen lückenhaft oder widersprüchlich, werden die Rückmeldungen eher zu einer zusätzlichen Fehlerquelle.

Die Konsequenz: Wer seine Payroll auf 2026 ausrichtet, sollte Fachlichkeit und technische Verfahren gemeinsam denken – statt das SV-Meldeportal oder DTA-EEL als „reines IT-Thema“ zu betrachten.

Kommunikation im Unternehmen: Änderungen verständlich erklären

Typische Fragen von Mitarbeitenden zur Abrechnung 2026

Alle diese Änderungen sind am Ende auf dem Lohnzettel sichtbar – und genau dort entstehen Fragen. Häufig geht es um Themen wie:

• „Warum ist mein Netto anders als im Vorjahr, obwohl mein Vertrag gleich geblieben ist?“
• „Wieso hat sich der Ausweis von Kranken- oder Pflegeversicherungsbeiträgen verändert?“
• „Weshalb ist mein Minijob jetzt sozialversicherungspflichtig?“

Payroll-Teams übernehmen hier eine wichtige Übersetzungsaufgabe. Statt nur auf Nachfragen zu reagieren, kann es sinnvoll sein, proaktiv zu informieren: etwa mit einer kurzen Info zum Jahreswechsel, die gemeinsam mit der Januarabrechnung verschickt wird, einer FAQ-Seite im Intranet zum Thema Gesetzesänderungen in der Payroll 2026 oder einem kompakten Leitfaden für Führungskräfte, die oft erste Ansprechpersonen für Gehaltsfragen sind.

Je klarer Sie erklären, welche Effekte gesetzlich bedingt sind (etwa durch Mindestlohn, Rechengrößen oder Freibeträge) und welche auf unternehmensinterne Entscheidungen zurückgehen (zum Beispiel Anpassungen von Arbeitszeitmodellen), desto mehr Vertrauen entsteht in die Lohn- und Gehaltsabrechnung.

So machen Sie Ihre Payroll 2026 krisenfest – und wo comvaHRo Sie konkret entlasten kann

Gesetzesänderungen in der Payroll 2026 als Anlass für einen Prozess-Check

Die Vielzahl an Gesetzesänderungen in der Payroll 2026 ist ein guter Anlass, die eigenen Prozesse grundsätzlich zu überprüfen. Sind Stammdatenpflege, Abrechnung, Meldewesen und Jahresabschluss klar strukturiert und dokumentiert? Gibt es definierte Schritte für Testläufe, Plausibilitätsprüfungen und Freigaben? Und wie abhängig ist die Payroll von einzelnen Schlüsselpersonen im Team?

Unternehmen, die hier gut aufgestellt sind, können selbst komplexe Jahreswechsel gelassener angehen. Gesetzesänderungen werden dann zu einem planbaren Projekt, nicht zu einem Dauerstressfaktor.

Wann sich ein externer Payroll-Partner wie comvaHRo rechnet

Wenn Sie merken, dass Ihr internes Team dauerhaft an der Belastungsgrenze arbeitet oder Änderungen nur mit großem Aufwand umsetzbar sind, kann ein externer Partner eine sinnvolle Ergänzung sein.

Die comvaHRo Payroll arbeitet mit einer klar beschriebenen Vorgehensweise: Vom Datensammeln und der Stammdatenpflege über ELStAM- und EEL-Prozesse, Testabrechnungen und Fehlerbearbeitung bis zur Echtabrechnung, Erstellung von Zahlungsdateien, Meldungen und Monats- sowie Jahresabschluss in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie entscheiden, welche Teile der Payroll Sie intern behalten und welche Sie abgeben – comvaHRo dockt sich als „verlängerte Werkbank“ an Ihre bestehenden HR- und Finanzprozesse an.

Gerade im arbeitsintensiven Jahreswechsel 2025/2026 kann das den entscheidenden Unterschied machen: Statt im Krisenmodus auf Änderungen zu reagieren, haben Sie ein eingespieltes Team an Ihrer Seite, das Gesetzesänderungen, Meldeverfahren und Systemanpassungen mitdenkt – und Sie können sich stärker auf Ihre Rolle als Schnittstelle zu HR, Finance und Mitarbeitenden konzentrieren.

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