ElsterLavendel: Das ändert sich im ELStAM-Verfahren 2025/2026
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Was hinter ElsterLavendel steckt – und warum die Umstellung kommt
ElsterLavendel bezeichnet die Weiterentwicklung im ELSTER/ELStAM-Umfeld, die den elektronischen Datenaustausch zwischen privaten Kranken- und Pflegepflichtversicherern, dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und Arbeitgebern ab dem 1. Januar 2026 verbindlich macht. Rechtsgrundlagen sind insbesondere § 39 Abs. 4 und 4a EStG; der Starttermin wurde gesetzlich auf 2026 festgelegt.
Ziel ist eine medienbruchfreie, maschinelle Bereitstellung der für den Lohnsteuerabzug maßgeblichen PKV/PV-Beiträge als Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) – und damit weniger manuelle Nachpflege sowie mehr Rechtssicherheit in der Abrechnung.
Was sich im Prozess ändert – Monatsliste statt Papier
Sobald die Versicherer die Daten an das BZSt geliefert haben (fristauslösender Stichtag: 20. November), verarbeitet das BZSt die Informationen und stellt den Arbeitgebern die Daten via ELStAM üblicherweise im Dezember für das Folgejahr bereit. Die Bereitstellung umfasst Monatsbeiträge je Kalenderjahr und erfolgt grundsätzlich mit Wirkung für das Folgejahr.
Damit wird das Papierbescheinigungsverfahren laut dem Bundesministerium der Finanzen abgelöst: „Ab dem 1. Januar 2026 wird das Papierbescheinigungsverfahren durch das elektronische Übermittlungsverfahren ersetzt.“
Maßgeblich für die Abrechnung 2026: die bereitgestellten ELStAM Daten
Für Arbeitgeber gilt ab 2026 das Maßgeblichkeitsprinzip: PKV/PV-Beiträge sind „in der Regel“ in genau der Höhe zu berücksichtigen, die in den ELStAM Daten stehen. Auch vorgelegte Papierinformationen ändern daran nichts; weichen Daten ab, sind Korrekturen über das Verfahren zu veranlassen.
Werden nachträglich Korrekturen oder Stornierungen seitens der Versicherer gemeldet, bildet das BZSt die ELStAM Daten neu und stellt die geänderten Merkmale in der nachfolgenden Monatsliste bereit. Auf dieser Basis ist der Lohnsteuerabzug zu prüfen und – sofern zumutbar – zu korrigieren; andernfalls ist der Sachverhalt beim Betriebsstättenfinanzamt anzuzeigen.
Vorsorgepauschale, Zuschüsse und „Mindestvorsorgepauschale“
Ab 2026 fließen die von ELStAM gemeldeten Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegepflichtversicherung direkt in die Vorsorgepauschale ein; eine pauschale „Mindestvorsorgepauschale“ gibt es dann nicht mehr. Arbeitgeber können weiterhin einen steuerfreien Zuschuss zahlen: in der Regel bis zu 50 % der gemeldeten Beiträge, jedoch höchstens bis zu dem Betrag, den Arbeitgeber in der gesetzlichen Krankenversicherung maximal übernehmen dürfen.
Übergangsregel: Ersatzverfahren 2026–2027
Sollten Beitragswerte aus technischen Gründen nicht oder fehlerhaft über ELStAM gebildet werden, ist für einen Übergangszeitraum von zwei Jahren ein Ersatzverfahren zulässig: Der Arbeitgeber darf eine vom Versicherer ausgestellte Papier-Ersatzbescheinigung zugrunde legen. Das gilt nicht in Widerspruchsfällen des Versicherungsnehmers; sobald wieder gültige ELStAM Daten vorliegen, verliert die Ersatzbescheinigung ihre Wirkung.
Umsetzung in der Praxis – was jetzt wichtig ist
Für die Systemumstellung benötigen Unternehmen einerseits das in ihrer Lohnsoftware verfügbare Release-Level samt aktueller ELSTER-/ERiC-Anbindung, andererseits eine saubere Betriebsplanung: Updatefenster definieren, offene Datenpakete vor der Einspielung erledigen und nach dem Cut-over die Dezember-Monatsliste eng prüfen.
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Weiterführende Informationen und Quellen
Das vollständige BMF-Schreiben vom 03.06.2025 können Sie einsehen; es beschreibt Ablauf, Rechtsgrundlagen und die Einbindung in ELStAM inklusive Monatslisten, Korrekturen und Ersatzverfahren:
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