AAG-Erstattung
Die AAG-Erstattung bezeichnet die Rückerstattung von Aufwendungen durch die Krankenkassen an Arbeitgeber, die im Rahmen des Aufwendungsausgleichsgesetzes (AAG) geleistet werden. Sie dient der finanziellen Entlastung von Unternehmen bei der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall sowie bei Mutterschaft und ist ein zentraler Bestandteil der Personal- und Entgeltabrechnung.
Rechtliche Grundlage und Zielsetzung
Das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) verpflichtet gesetzlich krankenversicherte Arbeitgeber zur Teilnahme an einem Umlageverfahren, das die finanzielle Belastung durch krankheitsbedingte Ausfallzeiten oder Mutterschaftsleistungen abfedert. Ziel ist es, insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen vor übermäßigen Kostenrisiken zu schützen.
Umlageverfahren U1 und U2
Die AAG-Erstattung erfolgt über zwei unterschiedliche Umlageverfahren:
- U1: Erstattung bei Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.
- U2: Erstattung bei Mutterschaftsaufwendungen (z. B. Zuschuss zum Mutterschaftsgeld).
Die Teilnahme am U1-Verfahren ist für Arbeitgeber mit regelmäßig weniger als 30 Beschäftigten verpflichtend. Das U2-Verfahren ist für alle Arbeitgeber verpflichtend, unabhängig von der Unternehmensgröße.
Beitragssätze und Erstattungshöhen
Die Beitragssätze zur Umlage sowie die Erstattungshöhen werden von den jeweiligen Krankenkassen festgelegt und können variieren. Arbeitgeber zahlen monatlich Umlagebeiträge, die sich prozentual an der Bruttoentgeltsumme der Beschäftigten orientieren. Im Gegenzug erhalten sie im Leistungsfall eine anteilige Erstattung der geleisteten Entgeltfortzahlung.
Abwicklung im HR-Alltag
Die Beantragung der AAG-Erstattung erfolgt digital über das Entgeltabrechnungsprogramm oder über systemgeprüfte Ausfüllhilfen. Die Datenübermittlung an die Krankenkassen erfolgt über das standardisierte Verfahren nach § 28f SGB IV. Für eine korrekte Abwicklung sind folgende Angaben erforderlich:
- Versicherungsnummer und Krankenkasse der betroffenen Person
- Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit oder Mutterschaft
- Höhe der geleisteten Entgeltfortzahlung
- Beschäftigtenstatus und Unternehmensgröße
Die Erstattungsbeträge werden nach Prüfung durch die Krankenkasse auf das Arbeitgeberkonto überwiesen. Rückfragen oder Ablehnungen erfolgen ebenfalls elektronisch.
Praktische Relevanz für HR-Abteilungen
Für HR-Abteilungen ist die korrekte Umsetzung der AAG-Erstattung ein wichtiger Bestandteil der Entgeltabrechnung. Fehlerhafte oder verspätete Anträge können zu finanziellen Nachteilen führen. Daher ist es essenziell, dass Personalverantwortliche die Voraussetzungen, Fristen und Dokumentationspflichten genau kennen.
Typische Fehlerquellen und Optimierungspotenziale
In der Praxis treten häufig folgende Fehlerquellen auf:
- Falsche oder unvollständige Angaben im Erstattungsantrag
- Nichtbeachtung der Ausschlussfristen (i. d. R. 3 Monate nach Ende der Entgeltfortzahlung)
- Fehlende Nachweise, z. B. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
- Unklare Beschäftigtenzählung bei der U1-Pflichtprüfung
Durch den Einsatz moderner HR-Software lassen sich viele dieser Fehler vermeiden. Automatisierte Prüfprozesse, Fristenüberwachung und integrierte Schnittstellen zur Krankenkassenkommunikation erhöhen die Prozesssicherheit.
Beispiel aus der Praxis
Ein Unternehmen mit 25 Beschäftigten ist verpflichtet, am U1- und U2-Verfahren teilzunehmen. Eine Mitarbeiterin fällt aufgrund einer Erkrankung für 10 Arbeitstage aus. Das Unternehmen zahlt die Entgeltfortzahlung und beantragt anschließend die Erstattung über das U1-Verfahren. Die Krankenkasse erstattet 80 % der Lohnkosten für diesen Zeitraum, basierend auf dem vereinbarten Umlagesatz.
Strategische Bedeutung im Personalmanagement
Die AAG-Erstattung bietet nicht nur finanzielle Entlastung, sondern auch Planungssicherheit im Personalbudget. Gerade für kleinere Unternehmen kann sie entscheidend sein, um krankheitsbedingte Ausfälle wirtschaftlich abzufedern. Eine systematische Einbindung in die HR-Prozesse – insbesondere in der Entgeltabrechnung – ist daher unerlässlich.
Zusammenführung mit digitalen HR-Lösungen
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