Aufwandserfassung
Aufwandserfassung ist die strukturierte und nachvollziehbare Dokumentation von geleisteten Arbeitszeiten, Tätigkeiten und projektbezogenen Aufwänden durch Mitarbeitende. Sie dient insbesondere der Personalplanung, der Entgeltabrechnung, der Projektkostenkontrolle sowie der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Bedeutung der Aufwandserfassung im HR-Management
Die präzise Erfassung von Arbeitsaufwänden ist ein zentrales Element moderner Personalprozesse. Sie ermöglicht es HR-Abteilungen, Arbeitszeiten korrekt zuzuordnen, Überstunden zu dokumentieren, gesetzliche Arbeitszeitregelungen einzuhalten und eine transparente Grundlage für die Entgeltabrechnung zu schaffen.
Darüber hinaus liefert die Aufwandserfassung wichtige Daten für die Ressourcenplanung, das Projektcontrolling und die strategische Personalentwicklung. Sie trägt zur Nachvollziehbarkeit von Arbeitsleistungen bei und unterstützt Führungskräfte bei der Bewertung von Produktivität und Auslastung.
Formen und Methoden der Aufwandserfassung
Manuelle Aufwandserfassung
Bei der manuellen Aufwandserfassung dokumentieren Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten und Tätigkeiten z. B. in Excel-Tabellen, Stundenzetteln oder Formularen. Diese Methode ist einfach umzusetzen, jedoch fehleranfällig und wenig effizient.
Digitale Aufwandserfassung
Moderne HR-Systeme bieten digitale Lösungen zur Aufwandserfassung, die eine automatisierte, präzise und revisionssichere Erfassung ermöglichen. Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten über Webportale, mobile Apps oder Terminals. Die Daten fließen direkt in die HR-Systeme ein und stehen für Auswertungen und Abrechnungen zur Verfügung.
Projektbezogene Aufwandserfassung
In projektorientierten Unternehmen ist die Zuordnung von Arbeitszeiten zu Projekten essenziell. Die projektbezogene Aufwandserfassung ermöglicht eine differenzierte Kostenverfolgung, unterstützt die Projektabrechnung und liefert Entscheidungsgrundlagen für die Projektsteuerung.
Rechtliche Rahmenbedingungen
Die Erfassung von Arbeitszeiten unterliegt in Deutschland gesetzlichen Vorgaben. Spätestens seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung sind Unternehmen angehalten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen.
Für HR-Abteilungen bedeutet dies, dass Aufwandserfassungssysteme nicht nur funktional, sondern auch rechtskonform ausgestaltet sein müssen. Dazu zählen u. a. die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG), Datenschutzvorgaben gemäß DSGVO sowie tarifliche oder betriebliche Regelungen.
Praktische Anwendungen im HR-Alltag
- Dokumentation von Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende zur Einhaltung gesetzlicher Arbeitszeitgrenzen.
- Entgeltabrechnung: Grundlage für die Berechnung von Lohnbestandteilen wie Überstunden, Zuschlägen oder projektbezogenen Vergütungen.
- Projektcontrolling: Ermittlung von Ist-Kosten auf Projektebene zur Steuerung von Budgets und Ressourcen.
- Personalplanung: Analyse von Kapazitäten und Auslastung zur Optimierung von Personaleinsatz und Arbeitsverteilung.
- Compliance: Nachweisführung gegenüber Behörden und Betriebsräten zur Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben
Herausforderungen und Erfolgsfaktoren
Die Einführung und Nutzung von Aufwandserfassungssystemen ist mit verschiedenen Herausforderungen verbunden. Dazu zählen Akzeptanzprobleme bei Mitarbeitenden, unzureichende Integration in bestehende HR-Systeme oder mangelnde Datenqualität.
Erfolgsfaktoren sind u. a. eine benutzerfreundliche Oberfläche, klare Regelungen zur Erfassungspflicht, Schulungen für Mitarbeitende und Führungskräfte sowie die Anbindung an andere HR-Module wie Zeiterfassung, Entgeltabrechnung oder Projektmanagement.
Integration in ganzheitliche HR-Systeme
Eine isolierte Aufwandserfassung bietet nur begrenzten Nutzen. Erst durch die Integration in ein umfassendes HR-System entfaltet sie ihr volles Potenzial. Die automatisierte Übergabe von Aufwandsdaten an die Entgeltabrechnung, die Synchronisation mit der Zeiterfassung oder die Verknüpfung mit dem Bewerbermanagement steigern Effizienz und Datenkonsistenz.
Insbesondere in Unternehmen mit komplexen Strukturen oder projektorientierten Arbeitsweisen ist eine integrierte Lösung entscheidend für eine belastbare Personal- und Kostensteuerung.
Strategische Relevanz und Ausblick
Aufwandserfassung ist weit mehr als ein administrativer Prozess. Sie liefert wertvolle Informationen für die strategische Steuerung von Personalressourcen, die Optimierung von Arbeitsprozessen und die Einhaltung regulatorischer Anforderungen.
Im Zuge der Digitalisierung und zunehmender Flexibilisierung von Arbeitsmodellen gewinnt die präzise Erfassung von Arbeitsaufwänden weiter an Bedeutung. Unternehmen, die auf integrierte, digitale Lösungen setzen, schaffen die Grundlage für transparente, effiziente und rechtskonforme HR-Prozesse.
Die von uns angebotene Komplettlösung comvaHRo-All-In unterstützt Unternehmen dabei, Aufwandserfassung nahtlos mit anderen HR-Funktionen zu verbinden. Von Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung über Zeiterfassung, Mitarbeiterportale bis hin zum Bewerbermanagement – comvaHRo bietet Ihnen eine umfassende HR-Komplettlösung als Software-as-a-Service, mit zusätzlichen Payroll-Outsourcing und Consulting.
Hinweis: Die Inhalte des HR-Lexikons dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellen keine rechtliche Beratung dar. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
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Ja, die Sicherheit Ihrer Daten hat höchste Priorität. Die comvaHRo All-In HR-Suite wird in einer „Private Cloud“ gehostet, die strengen Sicherheitsstandards entspricht und regelmäßigen Audits unterzogen wird. Alle Module sind DSGVO-konform entwickelt, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Zudem werden regelmäßige Updates und Sicherheitsprüfungen durchgeführt, um die Integrität und Vertraulichkeit Ihrer Daten sicherzustellen. Durch diese Maßnahmen können Sie darauf vertrauen, dass Ihre sensiblen Personaldaten jederzeit geschützt sind und den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Nein, die comvaHRo All-In HR-Suite erfordert keinen zusätzlichen IT-Aufwand, da sie als Cloud-Lösung bereitgestellt wird.
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Die Cloud-basierte Architektur der comvaHRo All-In HR-Suite bietet zahlreiche Vorteile, darunter ständige Aktualität der Software, ortsunabhängiger Zugriff und reduzierte IT-Kosten. Da die Software in der „Private Cloud“ gehostet wird, profitieren Sie zudem von hohen Sicherheitsstandards und DSGVO-Konformität.
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