Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine EU-weite Verordnung, die den Schutz personenbezogener Daten regelt und seit dem 25. Mai 2018 verbindlich gilt. Sie betrifft insbesondere die Verarbeitung, Speicherung und Weitergabe von Mitarbeiterdaten und stellt hohe Anforderungen an Transparenz, Sicherheit und Rechenschaftspflicht von Arbeitgebern.
Rechtsgrundlagen und Anwendungsbereich im HR
Die DSGVO gilt für alle Unternehmen, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten – unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche. Im Personalwesen betrifft dies unter anderem Daten von Bewerber:innen, Mitarbeiter:innen, ehemaligen Beschäftigten sowie freien Mitarbeitenden. Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung ergeben sich aus Art. 6 DSGVO, ergänzt durch § 26 BDSG, der speziell für Beschäftigtendaten gilt.
Typische HR-Daten, die unter die DSGVO fallen, sind z. B. Name, Anschrift, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung, Krankmeldungen, Leistungsbeurteilungen oder Bewerbungsunterlagen. Auch digitale Spuren wie Logins im Mitarbeiterportal oder Zeiterfassungsdaten gelten als personenbezogene Daten.
Pflichten für HR-Abteilungen
HR-Abteilungen tragen eine zentrale Verantwortung für die Einhaltung der DSGVO. Sie müssen sicherstellen, dass personenbezogene Daten nur auf rechtmäßiger Grundlage verarbeitet werden, die Datenverarbeitung dokumentiert ist und betroffene Personen über ihre Rechte informiert werden.
- Informationspflichten: Bewerber:innen und Mitarbeitende müssen über Zweck, Umfang und Dauer der Datenverarbeitung informiert werden.
- Rechenschaftspflicht: Unternehmen müssen nachweisen können, dass sie die DSGVO einhalten (z. B. durch Verarbeitungsverzeichnisse).
- Datensicherheit: Technische und organisatorische Maßnahmen müssen den Schutz der Daten gewährleisten.
- Auftragsverarbeitung: Externe Dienstleister (z. B. für Entgeltabrechnung) müssen DSGVO-konform eingebunden werden.
- Löschkonzepte: Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist.
Verstöße können zu erheblichen Bußgeldern führen – bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes.
Praktische Umsetzung im HR-Alltag
Die Umsetzung der DSGVO im Personalbereich erfordert klare Prozesse und Dokumentationen. Bereits im Bewerbungsprozess müssen Unternehmen sicherstellen, dass nur relevante Daten erhoben und nach Abschluss des Verfahrens fristgerecht gelöscht werden. Einwilligungen zur längeren Speicherung (z. B. für Talentpools) müssen freiwillig und nachweisbar erfolgen.
Im laufenden Arbeitsverhältnis ist die Datenverarbeitung in der Regel durch gesetzliche Vorgaben oder vertragliche Pflichten gedeckt. Dennoch müssen Mitarbeitende über ihre Rechte informiert werden, etwa auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung ihrer Daten. Auch bei internen Systemen wie Zeiterfassung, Mitarbeiterportalen oder digitalen Personalakten ist die DSGVO zu beachten.
Ein Beispiel: Wird ein externer Dienstleister mit der Entgeltabrechnung beauftragt, muss ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abgeschlossen werden. Dieser regelt u. a. den Zugriff auf Daten, Sicherheitsmaßnahmen und Kontrollrechte. Gleiches gilt für Anbieter von Bewerbermanagement-Systemen oder digitalen HR-Plattformen.
Technische und organisatorische Maßnahmen
Zur Sicherstellung der DSGVO-Konformität müssen Unternehmen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen. Dazu zählen u. a. Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung, regelmäßige Schulungen, Datenschutzrichtlinien sowie die Dokumentation aller Prozesse.
- Zugriffsmanagement: Nur autorisierte Personen dürfen auf personenbezogene Daten zugreifen.
- Verschlüsselung: Datenübertragungen (z. B. per E-Mail oder Cloud) sollten verschlüsselt erfolgen.
- Protokollierung: Zugriffe und Änderungen an Daten sollten nachvollziehbar dokumentiert werden.
- Schulungen: HR-Mitarbeitende sollten regelmäßig zu Datenschutzthemen geschult werden.
- Datenschutz-Folgenabschätzung: Bei besonders sensiblen Datenverarbeitungen ist eine Risikoanalyse erforderlich.
Die Verantwortung für die Umsetzung liegt zwar beim Unternehmen, doch HR spielt eine Schlüsselrolle bei der operativen Umsetzung und Kontrolle.
Datenschutz im digitalen HR-Management
Mit der zunehmenden Digitalisierung von HR-Prozessen – etwa durch Self-Service-Portale, automatisierte Workflows oder Cloud-basierte Systeme – steigen auch die Anforderungen an den Datenschutz. Anbieter von HR-Software müssen DSGVO-konform arbeiten, und Unternehmen sind verpflichtet, dies zu überprüfen und vertraglich abzusichern.
Cloud-Lösungen wie digitale Personalakten, Zeiterfassungssysteme oder Bewerbermanagement-Tools müssen so konfiguriert sein, dass sie den Anforderungen der DSGVO entsprechen. Dazu gehört u. a. die Möglichkeit zur Datenlöschung, die Protokollierung von Zugriffen und die Einhaltung von Speicherfristen.
Auch bei der Einführung neuer Systeme ist der Datenschutz frühzeitig zu berücksichtigen („Privacy by Design“ und „Privacy by Default“). HR sollte daher eng mit IT, Datenschutzbeauftragten und ggf. externen Berater:innen zusammenarbeiten.
Rechte der Beschäftigten
Beschäftigte haben laut DSGVO umfassende Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten. Diese Rechte müssen nicht nur theoretisch bestehen, sondern auch praktisch umsetzbar sein – etwa durch klar definierte Prozesse und Ansprechpersonen im HR-Bereich.
- Auskunftsrecht: Mitarbeitende können jederzeit Auskunft über gespeicherte Daten verlangen.
- Recht auf Berichtigung: Unrichtige Daten müssen korrigiert werden.
- Recht auf Löschung: Daten müssen gelöscht werden, wenn kein rechtlicher Grund zur Speicherung mehr besteht.
- Recht auf Einschränkung: Unter bestimmten Voraussetzungen kann die Verarbeitung eingeschränkt werden.
- Recht auf Datenübertragbarkeit: Mitarbeitende können ihre Daten in einem strukturierten Format anfordern.
HR-Abteilungen sollten auf solche Anfragen vorbereitet sein und standardisierte Verfahren zur Bearbeitung etablieren.
Strategische Bedeutung für HR
Die DSGVO ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch ein strategischer Faktor für modernes Personalmanagement. Datenschutz schafft Vertrauen – sowohl bei Bewerber:innen als auch bei bestehenden Mitarbeitenden. Eine transparente und sichere Datenverarbeitung kann die Arbeitgeberattraktivität steigern und Risiken minimieren.
Gleichzeitig bietet die konsequente Umsetzung der DSGVO die Chance, Prozesse zu optimieren, Datenbestände zu konsolidieren und Verantwortlichkeiten klar zu definieren. HR-Abteilungen, die Datenschutz als integralen Bestandteil ihrer Arbeit verstehen, leisten einen wichtigen Beitrag zur Compliance und zur digitalen Transformation des Unternehmens.
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Hinweis: Die Inhalte des HR-Lexikons dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellen keine rechtliche Beratung dar. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
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Nein, die comvaHRo All-In HR-Suite erfordert keinen zusätzlichen IT-Aufwand, da sie als Cloud-Lösung bereitgestellt wird.
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