EEL – Elektronische Entgeltbescheinigung
Die Elektronische Entgeltbescheinigung (EEL) ist ein standardisiertes, digitales Meldeverfahren zur Übermittlung von Entgeltdaten an die Sozialversicherungsträger. Sie ersetzt papierbasierte Bescheinigungen und dient der automatisierten Kommunikation zwischen Arbeitgebern, Krankenkassen und weiteren Institutionen im Rahmen gesetzlich vorgeschriebener Meldepflichten. EEL ist ein zentraler Bestandteil der digitalen Entgeltabrechnung und trägt zur Effizienzsteigerung und Rechtssicherheit bei.
Rechtlicher Hintergrund und Zielsetzung
Das EEL-Verfahren wurde im Rahmen des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung eingeführt und ist in § 107 SGB IV geregelt. Ziel ist es, die Kommunikation zwischen Arbeitgebern und Sozialversicherungsträgern zu vereinfachen, Medienbrüche zu vermeiden und Bearbeitungszeiten zu verkürzen. Die Teilnahme am Verfahren ist für Arbeitgeber verpflichtend, sofern sie zur Ausstellung entsprechender Bescheinigungen verpflichtet sind.
Arten von Entgeltbescheinigungen im EEL-Verfahren
Im Rahmen des EEL-Verfahrens sind verschiedene Bescheinigungsarten vorgesehen, die je nach Anlass elektronisch übermittelt werden müssen:
- Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU-BE): Für Krankengeldzahlungen bei längerer Erkrankung.
- Bescheinigung bei Mutterschaft (MU-BE): Für Leistungen nach dem Mutterschutzgesetz.
- Bescheinigung bei Elterngeld (EG-BE): Für die Berechnung des Elterngeldes durch die zuständigen Stellen.
- Bescheinigung bei Pflegezeit (PV-BE): Für die Beantragung von Pflegeunterstützungsgeld.
- Bescheinigung bei Übergangsgeld (UG-BE): Für Leistungen bei medizinischer Rehabilitation.
Diese Bescheinigungen enthalten sensible Entgelt- und Beschäftigungsdaten und müssen daher datenschutzkonform und fristgerecht übermittelt werden.
Technische Umsetzung und Übermittlungswege
Die Übermittlung erfolgt über zertifizierte Entgeltabrechnungsprogramme oder systemgeprüfte Ausfüllhilfen, die an die zentrale Kommunikationsschnittstelle der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung) angebunden sind. Die Daten werden im XML-Format über ein systemgeprüftes Verfahren oder über Webservices übertragen. Die Rückmeldungen der Krankenkassen erfolgen ebenfalls elektronisch und können automatisiert in die Personalsoftware eingelesen werden.
Rolle der HR-Abteilung im EEL-Prozess
Die Personalabteilung ist für die fristgerechte und vollständige Übermittlung der Entgeltbescheinigungen verantwortlich. Dies erfordert eine enge Abstimmung mit der Entgeltabrechnung sowie die Sicherstellung der Datenqualität. Fehlerhafte oder verspätete Meldungen können zu Verzögerungen bei der Leistungsgewährung für Mitarbeitende führen und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Vorteile des EEL-Verfahrens im Alltag
Die elektronische Abwicklung der Entgeltbescheinigungen bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen und HR-Abteilungen:
- Reduzierung des Verwaltungsaufwands durch automatisierte Prozesse.
- Erhöhte Datenqualität durch standardisierte Formate und Validierungsmechanismen.
- Schnellere Bearbeitungszeiten bei Krankenkassen und Behörden.
- Rechtssicherheit durch revisionssichere Dokumentation der Übermittlungen.
- Medienbruchfreie Integration in bestehende HR- und Payroll-Systeme.
Diese Effizienzgewinne wirken sich positiv auf die Servicequalität gegenüber Mitarbeitenden aus und entlasten die Personalabteilung bei wiederkehrenden administrativen Aufgaben.
Praxisbeispiel: EEL im Krankheitsfall
Ein Mitarbeiter ist länger als sechs Wochen arbeitsunfähig. Die Personalabteilung erstellt auf Basis der Entgeltabrechnung automatisch eine AU-BE und übermittelt diese elektronisch an die zuständige Krankenkasse. Diese prüft die Angaben und entscheidet über die Auszahlung von Krankengeld. Rückmeldungen wie Nachfragen oder Leistungsbescheide werden digital zurückgespielt und im System dokumentiert. Der gesamte Vorgang erfolgt ohne Papierformulare und mit minimalem manuellem Aufwand.
Integration in HR-Softwarelösungen
Moderne HR-Softwarelösungen bieten eine nahtlose Integration des EEL-Verfahrens. Die von uns angebotene Komplettlösung comvaHRo-All-In ermöglicht beispielsweise die automatische Erstellung und Übermittlung aller relevanten EEL-Meldungen direkt aus dem Entgeltabrechnungsmodul heraus. Rückmeldungen der Krankenkassen werden automatisch verarbeitet und archiviert. Dies reduziert Fehlerquellen und erhöht die Prozesssicherheit.
Datenschutz und Compliance
Da im EEL-Verfahren personenbezogene und entgeltspezifische Daten verarbeitet werden, gelten strenge Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit. Unternehmen müssen sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Daten haben und dass die Übertragung verschlüsselt erfolgt. Zudem sind die Aufbewahrungsfristen und Dokumentationspflichten gemäß DSGVO und SGB IV zu beachten.
Ausblick und strategische Bedeutung
Die fortschreitende Digitalisierung administrativer HR-Prozesse macht das EEL-Verfahren zu einem unverzichtbaren Bestandteil moderner Personalarbeit. Es trägt zur Standardisierung und Automatisierung bei und schafft Freiräume für strategische Aufgaben im HR-Management. Unternehmen, die auf integrierte Softwarelösungen setzen, profitieren von einer höheren Effizienz und geringeren Fehleranfälligkeit.
Von Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung über Zeiterfassung, Mitarbeiterportale bis hin zum Bewerbermanagement – die von uns angebotene Komplettlösung comvaHRo-All-In unterstützt Unternehmen dabei, das EEL-Verfahren effizient in ihre HR-Prozesse zu integrieren und gleichzeitig weitere Kernprozesse im Personalwesen ganzheitlich abzubilden.
Hinweis: Die Inhalte des HR-Lexikons dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellen keine rechtliche Beratung dar. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
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