Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG)
Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) ist ein zentrales arbeitsrechtliches Regelwerk in Deutschland, das die Verpflichtung von Arbeitgebern zur Fortzahlung des Arbeitsentgelts bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit ihrer Beschäftigten regelt. Es stellt sicher, dass Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Krankheitsfall für einen begrenzten Zeitraum weiterhin ihr reguläres Gehalt erhalten, obwohl sie keine Arbeitsleistung erbringen. Für HR-Abteilungen ist das EFZG von hoher praktischer Relevanz, da es unmittelbar Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung, die Personalplanung und die Kommunikation mit Krankenkassen hat.
Rechtsgrundlagen und Geltungsbereich
Das EFZG trat am 1. Juni 1994 in Kraft und gilt für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, einschließlich Auszubildender und Teilzeitkräfte, sofern sie in einem Arbeitsverhältnis stehen. Es findet keine Anwendung auf freie Mitarbeitende oder Selbstständige.
Die Entgeltfortzahlungspflicht beginnt nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses. Voraussetzung ist, dass die Arbeitsunfähigkeit unverschuldet eintritt, etwa durch eine Erkrankung oder einen Arbeitsunfall. Die maximale Dauer der Lohnfortzahlung beträgt sechs Wochen pro Erkrankung.
Pflichten des Arbeitgebers
Arbeitgeber sind verpflichtet, das regelmäßige Arbeitsentgelt für bis zu sechs Wochen fortzuzahlen. Dazu zählen alle vertraglich vereinbarten Vergütungsbestandteile wie Grundgehalt, Zuschläge für Nachtarbeit oder vermögenswirksame Leistungen. Nicht berücksichtigt werden hingegen Aufwendungsersatz oder Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld.
Die Entgeltfortzahlung erfolgt in Höhe des durchschnittlichen Arbeitsentgelts der letzten 13 Wochen vor Beginn der Arbeitsunfähigkeit. HR-Abteilungen müssen daher sicherstellen, dass alle relevanten Entgeltbestandteile korrekt erfasst und in die Entgeltabrechnung einbezogen werden.
Mitwirkungspflichten der Arbeitnehmer
Arbeitnehmer sind verpflichtet, ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. Spätestens ab dem vierten Kalendertag muss eine ärztliche Bescheinigung vorgelegt werden, sofern der Arbeitgeber nicht bereits ab dem ersten Tag ein Attest verlangt.
Verstöße gegen diese Mitwirkungspflichten können zu einer Leistungsverweigerung des Arbeitgebers führen. HR-Abteilungen sollten daher klare interne Prozesse und Kommunikationswege etablieren, um Fristen und Nachweispflichten transparent zu gestalten.
Wiederholte Erkrankungen und Blockfristen
Erkrankt ein Arbeitnehmer erneut an derselben Krankheit, stellt sich die Frage, ob ein neuer Anspruch auf Entgeltfortzahlung entsteht. Dies ist nur dann der Fall, wenn zwischen den Erkrankungen mindestens sechs Monate liegen oder seit Beginn der ersten Erkrankung zwölf Monate vergangen sind. Diese sogenannte Blockfrist ist für HR-Fachkräfte bei der Prüfung von Entgeltfortzahlungsansprüchen essenziell.
Zur korrekten Anwendung der Blockfrist ist eine sorgfältige Dokumentation aller Krankheitszeiträume erforderlich. Moderne HR-Softwarelösungen können hierbei automatisierte Prüfungen und Erinnerungen unterstützen.
Erstattungsmöglichkeiten nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG)
Für kleinere Unternehmen mit bis zu 30 Mitarbeitenden besteht die Möglichkeit, sich über das Umlageverfahren U1 einen Teil der geleisteten Entgeltfortzahlung erstatten zu lassen. Die Erstattungshöhe liegt je nach Krankenkasse zwischen 40 % und 80 % der Aufwendungen.
HR-Abteilungen müssen hierfür die entsprechenden Anträge elektronisch über das Entgeltabrechnungssystem an die Krankenkassen übermitteln. Eine fehlerfreie und fristgerechte Antragstellung ist Voraussetzung für die Kostenerstattung.
Praktische Umsetzung im HR-Alltag
Die Umsetzung des EFZG erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen Personalabteilung, Lohnbuchhaltung und dem betrieblichen Gesundheitsmanagement. Insbesondere folgende Aufgaben sind im HR-Alltag relevant:
- Erfassung und Dokumentation von Krankmeldungen und Attesten
- Berechnung der Entgeltfortzahlung unter Berücksichtigung aller relevanten Entgeltbestandteile
- Kommunikation mit Krankenkassen im Rahmen des AAG-Verfahrens
- Überwachung von Fristen zur Einhaltung der Blockfristregelung
- Beratung von Führungskräften im Umgang mit häufigen Krankheitsausfällen
Durch den Einsatz digitaler HR-Systeme lassen sich viele dieser Prozesse automatisieren und rechtssicher gestalten. Die Integration der Entgeltfortzahlung in bestehende Workflows der Entgeltabrechnung ist dabei entscheidend.
Besonderheiten bei Minijobs und Teilzeit
Auch geringfügig Beschäftigte (Minijobber) haben Anspruch auf Entgeltfortzahlung, sofern sie die vierwöchige Wartezeit erfüllen. Die Berechnung erfolgt auf Basis des durchschnittlichen Stundenlohns der letzten Wochen.
Bei Teilzeitbeschäftigten ist die regelmäßige Arbeitszeit maßgeblich. HR-Abteilungen müssen hier besonders sorgfältig auf die korrekte Ermittlung des Entgeltanspruchs achten, um arbeitsrechtliche Risiken zu vermeiden.
Strategische Bedeutung für HR
Das EFZG hat nicht nur operative, sondern auch strategische Relevanz für das Personalmanagement. Eine hohe Zahl an Krankheitsfällen kann erhebliche Kosten verursachen und die Personalplanung beeinträchtigen. Daher ist ein professionelles Abwesenheitsmanagement essenziell.
HR-Verantwortliche sollten regelmäßig Analysen zu Fehlzeiten durchführen, um Muster zu erkennen und gezielte Maßnahmen zur Gesundheitsförderung zu entwickeln. Auch die Schulung von Führungskräften im Umgang mit erkrankten Mitarbeitenden trägt zur Reduktion von Fehlzeiten bei.
Zusammenhang mit anderen arbeitsrechtlichen Regelungen
Das EFZG steht in engem Zusammenhang mit weiteren arbeitsrechtlichen Vorschriften, etwa dem Sozialgesetzbuch (SGB V), dem Mutterschutzgesetz oder dem Bundesurlaubsgesetz. Eine ganzheitliche Betrachtung ist notwendig, um Überschneidungen und Wechselwirkungen korrekt zu berücksichtigen.
Insbesondere bei längeren Krankheitsverläufen oder Übergängen in die Krankengeldzahlung durch die Krankenkasse ist eine enge Abstimmung zwischen HR, Beschäftigten und externen Stellen erforderlich.
Abschließende Betrachtung
Das Entgeltfortzahlungsgesetz ist ein unverzichtbares Instrument zur sozialen Absicherung von Beschäftigten und stellt gleichzeitig hohe Anforderungen an die Personalabteilungen. Eine rechtskonforme Umsetzung erfordert fundiertes Wissen, strukturierte Prozesse und den Einsatz geeigneter Softwarelösungen.
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