Fehlzeitenmanagement
Fehlzeitenmanagement bezeichnet die systematische Erfassung, Analyse und Steuerung von Abwesenheiten von Mitarbeitenden, insbesondere krankheitsbedingten Fehlzeiten. Ziel ist es, durch präventive, organisatorische und gesundheitsfördernde Maßnahmen die Fehlzeitenquote zu senken, die Arbeitsfähigkeit zu erhalten und die Produktivität im Unternehmen zu sichern.
Grundlagen und Ziele des Fehlzeitenmanagements
Ein effektives Fehlzeitenmanagement verfolgt mehrere Ziele: Neben der Reduktion von krankheitsbedingten Ausfällen geht es auch um die frühzeitige Identifikation von Belastungsfaktoren, die Förderung der Mitarbeitergesundheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, etwa im Rahmen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM).
Die Basis bildet eine transparente und datengestützte Erfassung aller Abwesenheiten. Dabei werden sowohl kurzfristige als auch langfristige Fehlzeiten dokumentiert und ausgewertet. Die gewonnenen Informationen dienen als Grundlage für gezielte Maßnahmen zur Fehlzeitenreduktion.
Relevanz im HR-Management
Fehlzeiten verursachen nicht nur direkte Kosten durch Produktionsausfälle oder Vertretungsaufwand, sondern auch indirekte Kosten durch sinkende Motivation, Mehrbelastung anderer Mitarbeitender und mögliche Qualitätsverluste. HR-Abteilungen stehen daher vor der Aufgabe, Fehlzeiten nicht nur zu verwalten, sondern aktiv zu managen.
Ein professionelles Fehlzeitenmanagement ist eng mit anderen HR-Funktionen wie der Personalentwicklung, dem Gesundheitsmanagement und der Arbeitsorganisation verknüpft. Es trägt zur langfristigen Sicherung der Arbeitsfähigkeit und zur Steigerung der Arbeitgeberattraktivität bei.
Instrumente und Methoden
Erfassung und Analyse
Die Grundlage bildet eine strukturierte Erfassung aller Fehlzeitenarten – etwa Krankheit, Kur, Pflegezeit oder unbezahlter Urlaub. Moderne HR-Systeme ermöglichen eine differenzierte Auswertung nach Abteilungen, Zeiträumen und Ursachen.
Typische Kennzahlen im Fehlzeitenmanagement sind:
- Fehlzeitenquote: Verhältnis der ausgefallenen Arbeitstage zur Sollarbeitszeit
- Durchschnittliche Krankheitsdauer: Anzahl der Krankheitstage pro Krankheitsfall
- Häufigkeitsquote: Anzahl der Krankheitsfälle pro Mitarbeitenden
Diese Kennzahlen helfen, Auffälligkeiten zu identifizieren und gezielt Maßnahmen abzuleiten.
Gesundheitsförderung und Prävention
Ein zentraler Bestandteil des Fehlzeitenmanagements ist die betriebliche Gesundheitsförderung. Dazu zählen ergonomische Arbeitsplatzgestaltung, Bewegungsangebote, Stressprävention oder psychologische Unterstützungsangebote.
HR kann hier gemeinsam mit dem Betriebsarzt, der Arbeitssicherheit und externen Dienstleistern Programme entwickeln, die auf die spezifischen Belastungen im Unternehmen abgestimmt sind.
Gespräche und Kommunikation
Ein sensibler, aber wichtiger Aspekt sind Rückkehrgespräche nach längeren Fehlzeiten. Sie dienen der Klärung von Ursachen, der Wiedereingliederung und dem Aufbau einer vertrauensvollen Gesprächskultur.
Auch regelmäßige Mitarbeitergespräche können genutzt werden, um Belastungen frühzeitig zu erkennen und gemeinsam Lösungen zu entwickeln.
Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)
Nach § 167 Abs. 2 SGB IX ist das BEM verpflichtend, wenn Mitarbeitende innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig sind. Ziel ist es, die Arbeitsfähigkeit wiederherzustellen und einer erneuten Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen.
HR koordiniert das Verfahren, moderiert Gespräche und dokumentiert Maßnahmen. Datenschutz und Freiwilligkeit sind dabei zentrale Prinzipien.
Technologische Unterstützung
Digitale HR-Systeme ermöglichen eine automatisierte Erfassung und Auswertung von Fehlzeiten. Sie unterstützen bei der Erstellung von Reports, der Einhaltung gesetzlicher Fristen und der Integration mit anderen HR-Prozessen wie der Entgeltabrechnung oder der Personaleinsatzplanung.
Durch Schnittstellen zu Zeiterfassungssystemen oder Mitarbeiterportalen lassen sich Prozesse effizient gestalten und die Datenqualität verbessern.
Praxisbeispiel
Ein mittelständisches Produktionsunternehmen stellte über mehrere Jahre hinweg eine steigende Fehlzeitenquote fest. Nach Einführung eines systematischen Fehlzeitenmanagements mit digitaler Erfassung, regelmäßigen Auswertungen und gezielten Gesundheitsmaßnahmen – etwa Rückentrainings und Führungskräfteschulungen – konnte die Quote innerhalb von zwei Jahren um 18 % gesenkt werden.
Parallel wurde ein standardisierter BEM-Prozess etabliert, der die Wiedereingliederung erleichterte und die Mitarbeiterzufriedenheit nachweislich erhöhte.
Schlussbetrachtung
Fehlzeitenmanagement ist ein strategisches Instrument moderner Personalarbeit. Es verbindet Analyse, Prävention und Kommunikation zu einem integrierten Ansatz, der sowohl wirtschaftliche als auch soziale Ziele verfolgt. Unternehmen, die Fehlzeiten nicht nur dokumentieren, sondern aktiv managen, stärken ihre Wettbewerbsfähigkeit und fördern eine nachhaltige Arbeitskultur.
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