Geringfügige Beschäftigung
Geringfügige Beschäftigung ist ein Arbeitsverhältnis, das entweder aufgrund seines geringen monatlichen Entgelts oder seiner kurzen zeitlichen Dauer als „geringfügig“ eingestuft wird. Im deutschen Sozialversicherungsrecht wird zwischen geringfügig entlohnten Beschäftigungen (sogenannten Minijobs) und kurzfristigen Beschäftigungen unterschieden. Beide Formen unterliegen besonderen sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Regelungen, die insbesondere für die Personalabteilung und die Entgeltabrechnung von Bedeutung sind.
Arten der geringfügigen Beschäftigung
Geringfügige Beschäftigungen lassen sich in zwei Hauptkategorien unterteilen:
- Geringfügig entlohnte Beschäftigung: Das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt darf 556 Euro (Stand 1.1.2025) nicht überschreiten.
- Kurzfristige Beschäftigung: Die Beschäftigung ist auf maximal 3 Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr begrenzt und nicht berufsmäßig ausgeübt.
Beide Varianten unterscheiden sich hinsichtlich der Abgabenpflichten und Meldeverfahren, was für HR-Abteilungen eine präzise Prüfung erforderlich macht.
Sozialversicherungsrechtliche Einordnung
Geringfügig Beschäftigte sind grundsätzlich von der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung befreit. In der Rentenversicherung besteht Versicherungspflicht, von der sich Arbeitnehmer jedoch auf Antrag befreien lassen können. Für Arbeitgeber fallen bei Minijobs Pauschalabgaben an, u. a. zur Kranken- und Rentenversicherung sowie zur Lohnsteuer.
Relevanz für die Entgeltabrechnung
Die korrekte Behandlung geringfügiger Beschäftigungen in der Entgeltabrechnung ist essenziell, um rechtliche Risiken zu vermeiden. Die Abrechnungssoftware muss in der Lage sein, Minijobs und kurzfristige Beschäftigungen getrennt zu erfassen, die jeweiligen Pauschalabgaben korrekt zu berechnen und die erforderlichen Meldungen an die Sozialversicherungsträger automatisiert zu übermitteln.
Besonderheiten bei der Vertragsgestaltung
Auch geringfügige Beschäftigungen unterliegen arbeitsrechtlichen Regelungen. Es gelten insbesondere das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG), das Mindestlohngesetz (MiLoG) sowie das Nachweisgesetz. Arbeitsverträge sollten daher schriftlich fixiert werden und klare Angaben zu Arbeitszeit, Vergütung und Tätigkeitsbeschreibung enthalten.
Praktische Anwendungsfälle im HR-Alltag
Geringfügige Beschäftigungen kommen häufig in folgenden Szenarien vor:
- Studentische Aushilfen: Einsatz in administrativen oder operativen Bereichen mit flexiblen Arbeitszeiten.
- Saisonkräfte: Kurzfristige Beschäftigung in Gastronomie, Einzelhandel oder Landwirtschaft.
- Rentner:innen: Wiedereinstieg in geringem Umfang zur Unterstützung von Fachabteilungen.
- Minijobs im Nebenerwerb: Ergänzung zur Hauptbeschäftigung, z. B. für Reinigungskräfte oder Zustelldienste.
HR-Abteilungen müssen dabei sicherstellen, dass die gesetzlichen Grenzen nicht überschritten werden, insbesondere bei Mehrfachbeschäftigungen.
Digitale Unterstützung und Prozessoptimierung
Die Verwaltung geringfügiger Beschäftigungsverhältnisse erfordert eine präzise Dokumentation und regelmäßige Prüfung der Entgeltgrenzen. Digitale HR-Systeme bieten hier erhebliche Vorteile: Automatisierte Prüfmechanismen, integrierte Meldeverfahren und transparente Mitarbeiterakten erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und reduzieren den administrativen Aufwand.
Rechtliche Probleme und Prüfungsrisiken
Fehlerhafte Einstufungen oder Überschreitungen der Entgeltgrenze können zu Nachforderungen bei Sozialabgaben führen. Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung legen daher besonderes Augenmerk auf geringfügige Beschäftigungen. HR-Verantwortliche sollten regelmäßig Schulungen wahrnehmen und interne Kontrollsysteme etablieren, um Risiken zu minimieren.
Strategische Bedeutung im Personalmanagement
Geringfügige Beschäftigungen bieten Unternehmen Flexibilität bei der Personaleinsatzplanung, insbesondere bei schwankender Auftragslage oder projektbezogenem Bedarf. Gleichzeitig ermöglichen sie bestimmten Zielgruppen – etwa Studierenden oder Ruheständler:innen – einen niederschwelligen Zugang zum Arbeitsmarkt. Eine strategisch geplante Einbindung solcher Arbeitsverhältnisse kann zur Entlastung von Stammbelegschaften beitragen und die Arbeitgeberattraktivität erhöhen.
Zusammenführung und Ausblick
Geringfügige Beschäftigungen sind ein fester Bestandteil moderner Personalstrategien. Ihre rechtssichere Umsetzung erfordert fundiertes Wissen im HR-Bereich sowie geeignete digitale Werkzeuge zur Abbildung der spezifischen Anforderungen. Die von uns angebotene Komplettlösung comvaHRo-All-In unterstützt Unternehmen dabei, geringfügige Beschäftigungsverhältnisse effizient zu verwalten – von Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung über Zeiterfassung, Mitarbeiterportale bis hin zum Bewerbermanagement. Ergänzende Module für Payroll-Outsourcing und HR-Consulting ermöglichen eine ganzheitliche Prozessoptimierung.
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