Kirchensteuer
Die Kirchensteuer ist eine gesetzlich geregelte Abgabe, die von Mitgliedern bestimmter Religionsgemeinschaften erhoben wird und im Rahmen der Entgeltabrechnung durch den Arbeitgeber einbehalten und an die zuständigen Finanzbehörden abgeführt wird. Sie stellt einen relevanten Bestandteil der steuerlichen Abzüge dar und ist insbesondere für die Lohn- und Gehaltsabrechnung von Bedeutung.
Rechtliche Grundlagen und Zuständigkeiten
Die Erhebung der Kirchensteuer basiert auf den jeweiligen Landesgesetzen sowie den Kirchensteuergesetzen der Religionsgemeinschaften. In Deutschland sind insbesondere die römisch-katholische und die evangelische Kirche berechtigt, Kirchensteuer zu erheben. Die Höhe der Kirchensteuer beträgt in der Regel 8 % (in Bayern und Baden-Württemberg) bzw. 9 % (in den übrigen Bundesländern) der Lohn- bzw. Einkommensteuer.
Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, die Kirchensteuer im Rahmen der Entgeltabrechnung zu berechnen, einzubehalten und über das Lohnsteuerabzugsverfahren an das Finanzamt abzuführen. Die Grundlage hierfür bildet das Kirchensteuerabzugsmerkmal (KiStAM), das über die ELStAM-Datenbank elektronisch bereitgestellt wird.
Relevanz für die Entgeltabrechnung
Im HR-Bereich ist die Kirchensteuer ein fester Bestandteil der monatlichen Entgeltabrechnung. Die korrekte Berücksichtigung ist nicht nur für die steuerliche Korrektheit, sondern auch für die rechtssichere Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung essenziell. Fehlerhafte oder unterlassene Abzüge können zu Nachforderungen durch das Finanzamt und zu Haftungsrisiken für den Arbeitgeber führen.
Die Softwarelösungen zur Entgeltabrechnung müssen in der Lage sein, die Kirchensteuer automatisiert und korrekt zu berechnen. Dabei ist zu beachten, dass Änderungen in der Religionszugehörigkeit der Beschäftigten zeitnah in den Personalstammdaten erfasst und übermittelt werden müssen.
Verwaltung der Kirchensteuermerkmale
Die ELStAM-Datenbank liefert das Kirchensteuerabzugsmerkmal automatisch an den Arbeitgeber. Dieses Merkmal gibt an, ob ein Beschäftigter kirchensteuerpflichtig ist und welcher Religionsgemeinschaft er zugeordnet ist. Änderungen, wie z. B. ein Kirchenaustritt, werden durch das zuständige Einwohnermeldeamt an die Finanzverwaltung gemeldet und fließen anschließend in die ELStAM-Daten ein.
HR-Abteilungen müssen sicherstellen, dass die ELStAM-Daten regelmäßig aktualisiert und korrekt in die Entgeltabrechnungssysteme übernommen werden. Bei Neueinstellungen ist zu prüfen, ob das KiStAM bereits vorliegt oder ob eine Anmeldung zur ELStAM-Abfrage erforderlich ist.
Besonderheiten und Sonderfälle
In bestimmten Fällen kann die Kirchensteuerpflicht entfallen oder angepasst werden. Dazu zählen unter anderem
- Kirchenaustritt: Die Kirchensteuerpflicht endet mit dem Monat des Austritts, sofern dieser rechtzeitig gemeldet wurde.
- Mehrere Arbeitgeber: Bei mehreren Beschäftigungsverhältnissen wird die Kirchensteuer nur vom Hauptarbeitgeber einbehalten.
- Geringfügige Beschäftigung: Bei Minijobs mit Pauschalbesteuerung fällt in der Regel keine Kirchensteuer an.
Diese Sonderfälle müssen in der Personalverwaltung und bei der Einrichtung der Abrechnungsparameter berücksichtigt werden, um fehlerhafte Abzüge zu vermeiden.
Datenschutz und Sensibilität
Die Religionszugehörigkeit ist ein besonders sensibles personenbezogenes Datum im Sinne der DSGVO. HR-Abteilungen sind verpflichtet, diese Information mit besonderer Sorgfalt zu behandeln und nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben zu verarbeiten. Der Zugriff auf diese Daten sollte auf berechtigte Personen beschränkt und technisch abgesichert sein.
Bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern im Bereich Payroll-Outsourcing ist sicherzustellen, dass auch diese die datenschutzrechtlichen Anforderungen vollständig erfüllen.
Praktische Umsetzung im Alltag
Für eine effiziente und rechtssichere Umsetzung der Kirchensteuerpflicht im Unternehmen empfiehlt sich eine enge Abstimmung zwischen Personalabteilung, Lohnbuchhaltung und IT. Moderne HR-Softwarelösungen bieten automatisierte Schnittstellen zur ELStAM-Datenbank sowie Funktionen zur Protokollierung und Nachverfolgung von Änderungen.
Ein Beispiel aus der Praxis: Eine neue Mitarbeiterin tritt dem Unternehmen bei und gibt an, keiner Religionsgemeinschaft anzugehören. Die ELStAM-Abfrage bestätigt dies, sodass keine Kirchensteuer berechnet wird. Einige Monate später tritt sie in die evangelische Kirche ein. Die Änderung wird über das Einwohnermeldeamt an die Finanzverwaltung gemeldet und erscheint automatisch im KiStAM. Die HR-Abteilung prüft die Aktualisierung und stellt sicher, dass die Kirchensteuer ab dem Folgemonat korrekt abgezogen wird.
Zusammenhang mit weiteren HR-Prozessen
Die Kirchensteuer ist nicht isoliert zu betrachten, sondern steht im Zusammenhang mit weiteren HR-Prozessen wie der Personalstammdatenpflege, der Entgeltabrechnung, dem Onboarding neuer Mitarbeitender sowie dem Offboarding bei Austritten. Eine integrierte HR-Lösung kann hier entscheidende Vorteile bieten, indem sie alle relevanten Informationen zentral verwaltet und automatisiert verarbeitet.
Auch im Rahmen von Audits oder internen Kontrollen ist die korrekte Handhabung der Kirchensteuer ein Prüfpunkt. Unternehmen sollten daher über dokumentierte Prozesse und regelmäßige HR-Schulungen der Mitarbeitenden verfügen.
Strategische Einordnung und Systemunterstützung
Die Berücksichtigung der Kirchensteuer in der Entgeltabrechnung ist ein Beispiel für die zunehmende Komplexität administrativer HR-Prozesse. Eine zuverlässige Systemunterstützung ist unerlässlich, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig Effizienzpotenziale zu nutzen. Die von uns angebotene Komplettlösung comvaHRo-All-In unterstützt Unternehmen dabei, diese und weitere Anforderungen im Bereich Personalwirtschaft ganzheitlich abzubilden.
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