Notfallübersicht
Eine Notfallübersicht ist ein strukturierter, zentraler Datensatz, der im Personalbereich alle relevanten Informationen zu Mitarbeitenden für den Fall eines betrieblichen oder medizinischen Notfalls bereithält. Sie dient der schnellen Reaktion in Krisensituationen und stellt sicher, dass autorisierte Personen unmittelbar auf notwendige Angaben zugreifen können, um angemessen zu handeln.
Funktion und Zweck
Im Personalwesen erfüllt die Notfallübersicht eine kritische Funktion im Rahmen der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers. Sie ermöglicht es, bei Unfällen, medizinischen Notfällen oder sicherheitsrelevanten Vorfällen schnell zu handeln und relevante Stellen zu informieren. Die Übersicht enthält typischerweise Kontaktinformationen von Angehörigen, medizinische Hinweise, Aufenthaltsorte, Arbeitszeiten sowie organisatorische Zuordnungen.
Typische Inhalte einer Notfallübersicht
Die konkrete Ausgestaltung einer Notfallübersicht variiert je nach Branche, Unternehmensgröße und regulatorischen Anforderungen. Im HR-Bereich sind insbesondere folgende Informationen üblich:
- Vollständiger Name und Personalnummer
- Abteilung, Standort und Vorgesetzten
- Arbeitszeitmodell und Schichtzugehörigkeit
- Mobilnummer und private E-Mail-Adresse
- Notfallkontakt mit Beziehung und Erreichbarkeit
- Medizinische Hinweise wie Allergien oder chronische Erkrankungen (sofern freiwillig angegeben)
- Besondere Qualifikationen wie Ersthelferstatus oder Brandschutzhelfer
Diese Angaben ermöglichen es dem HR-Team oder der Sicherheitsabteilung, im Ernstfall gezielt und effizient zu handeln.
Rechtliche Rahmenbedingungen und Datenschutz
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen einer Notfallübersicht unterliegt den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Unternehmen müssen sicherstellen, dass nur die für den Notfall relevanten Informationen erhoben und verarbeitet werden. Die Speicherung sensibler Daten wie Gesundheitsinformationen darf nur auf freiwilliger Basis und mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person erfolgen.
Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass der Zugriff auf die Notfallübersicht streng kontrolliert und dokumentiert wird. Nur autorisierte Personen – etwa HR-Verantwortliche, Sicherheitsbeauftragte oder Führungskräfte – dürfen im Bedarfsfall Einsicht erhalten.
Digitale Umsetzung und Integration in HR-Systeme
Moderne HR-Softwarelösungen bieten die Möglichkeit, Notfallübersichten digital zu verwalten und in bestehende Systeme wie digitale Personalakten, Zeiterfassung oder Personaleinsatzplanung zu integrieren. Dabei können automatisierte Prozesse helfen, die Aktualität der Daten sicherzustellen, etwa durch regelmäßige Erinnerungen zur Überprüfung durch die Mitarbeitenden selbst.
Ein digitales Notfallmanagement ermöglicht zudem eine rollenbasierte Zugriffskontrolle und revisionssichere Protokollierung. In Verbindung mit mobilen Endgeräten kann autorisiertes Personal im Ernstfall auch außerhalb des Firmennetzwerks auf relevante Informationen zugreifen.
Praktische Anwendungsbeispiele
In der Praxis bewährt sich die Notfallübersicht in verschiedenen Szenarien:
- Arbeitsunfall: Die Ersthelferin kann sofort den Notfallkontakt informieren und medizinische Hinweise berücksichtigen.
- Evakuierung: Sicherheitsbeauftragte erhalten eine Liste anwesender Personen und deren Aufenthaltsorte.
- Stromausfall oder IT-Ausfall: Führungskräfte können über alternative Kommunikationswege Mitarbeitende erreichen.
- Reiseeinsätze: Bei Vorfällen im Ausland kann das HR-Team schnell reagieren und Angehörige informieren
Diese Beispiele zeigen, wie wichtig eine strukturierte Notfallübersicht für die betriebliche Resilienz und das Risikomanagement ist.
Einbindung in betriebliche Notfall- und Krisenpläne
Eine Notfallübersicht sollte nicht isoliert betrachtet werden, sondern integraler Bestandteil eines umfassenden Notfall- und Krisenmanagements sein. In vielen Unternehmen ist sie Teil des Business Continuity Managements (BCM) und wird regelmäßig im Rahmen von Notfallübungen getestet.
HR-Abteilungen arbeiten dabei eng mit Arbeitssicherheit, IT-Sicherheit und dem Betriebsarzt zusammen, um ein ganzheitliches Sicherheitskonzept zu gewährleisten. Die Notfallübersicht fungiert hierbei als operative Schnittstelle zwischen Personalmanagement und Krisenstab.
Aktualität und Pflege der Daten
Die Wirksamkeit einer Notfallübersicht hängt maßgeblich von der Aktualität der enthaltenen Daten ab. HR-Abteilungen sollten daher Prozesse etablieren, die eine regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung sicherstellen. Dies kann durch automatisierte Erinnerungen im HR-System oder durch jährliche Abfragen im Rahmen von Mitarbeitergesprächen erfolgen.
Auch bei organisatorischen Veränderungen, etwa Abteilungswechsel, Standortverlagerungen oder Änderungen im Schichtsystem, muss die Notfallübersicht angepasst werden. Eine enge Verzahnung mit der digitalen Personalakte ist hierbei von Vorteil.
Strategische Bedeutung für Unternehmen
Die Notfallübersicht ist mehr als ein operatives Hilfsmittel, sie ist Ausdruck einer verantwortungsvollen und vorausschauenden HR-Strategie. Unternehmen, die auf strukturierte Notfallinformationen setzen, stärken nicht nur ihre Reaktionsfähigkeit, sondern auch das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Fürsorge ihres Arbeitgebers.
In Zeiten zunehmender Komplexität und Unsicherheit, etwa durch Pandemien, Naturkatastrophen oder Cyberangriffe, gewinnt die systematische Notfallvorsorge im Personalbereich weiter an Bedeutung. Eine gut gepflegte Notfallübersicht kann im Ernstfall Leben retten, Betriebsunterbrechungen minimieren und rechtliche Risiken reduzieren.
Die Integration in moderne HR-Systeme, wie sie etwa durch die von uns angebotene Komplettlösung comvaHRo-All-In ermöglicht wird, erleichtert die Pflege und Nutzung der Notfallübersicht erheblich. Von Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung über Zeiterfassung, Mitarbeiterportale bis hin zum Bewerbermanagement – comvaHRo bietet Ihnen eine umfassende HR-Komplettlösung als Software-as-a-Service, mit zusätzlichem Payroll-Outsourcing und HR-Consulting.
Hinweis: Die Inhalte des HR-Lexikons dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellen keine rechtliche Beratung dar. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
comvaHRo hilft Ihre Personalabteilung zu entlasten
Mit unseren Services unterstützen wir Sie nicht nur durch Software und Support, sondern auch bei der strategischen Weiterentwicklung Ihrer HR-Prozesse und der Weiterbildung Ihrer Teams. Auf Wunsch übernehmen wir zudem Ihre komplette Lohn- und Gehaltsabrechnung im Rahmen unseres Payroll Outsourcing.
Unsere umfassende Softwarelösung comvaHRo All-In bietet eine sichere, komfortable und vollständige Abdeckung aller HR-Bereiche.
Wir übernehmen Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung vollständig als Outsourcing-Service. Vertrauenswürdig und sicher.
Beratung, Projektleitung, Support, Schulungen. Wir bereiten Sie optimal auf die Nutzung Ihrer HR-Lösung comvaHRo All-In oder P&I LOGA vor.
Endlich reibungslose HR-Prozesse
Wir kombinieren modernste Technologie mit außergewöhnlicher Betreuung, die Unternehmen eine maßgeschneiderte, umfassende Lösungen bietet.
Eine echte Komplettlösung
Eine Lösung, die alle Bereiche der Personalabteilung abdeckt – von der Gehaltsabrechnung und der Arbeitszeiterfassung bis zum Recruiting, dem Onboarding und der Personalentwicklung. Mit comvaHRo All-In digitalisieren Sie Ihre HR-Prozesse – ohne Kompromisse und mit einem Partner, der Ihre Bedürfnisse
versteht.
Sorgenfreie Lohnabrechnungen
Konzentrieren Sie sich auf Ihre Mitarbeitenden – wir übernehmen die Gehaltsabrechnung mit höchster Präzision und rechtlicher Sicherheit: DSGVO-konform, zuverlässig und vollständig ausgelagert. Wir bieten individuell anpassbare Pakete für Ihre spezifischen Anforderungen an.
Ihr Partner für alle Bedürfnisse
Wir begleiten Sie bei der Einführung, Optimierung und dem Betrieb Ihrer HR-Lösungen – inklusive P&I LOGA, LOGA All-In und LOGAHR. Mit fundierter Expertise in Analyse, Implementierung und Projektmanagement realisieren wir effiziente Prozesse und nachhaltige Ergebnisse.
Ihr Erfolg ist unser Ziel
Mit regelmäßigen Weiterbildungen und hervorragenden Support sorgen wir dafür, dass Sie immer auf dem neuesten Stand bleiben. Unsere Schulungen sind praxisnah und verständlich – damit Ihre Mitarbeitenden die Vorteile von comvaHRo All-In von Anfang an voll ausschöpfen können.
Wir freuen uns, Sie kennenzulernen!
In einem unverbindlichen Erstgespräch möchten wir mehr über Sie und Ihre Anforderungen erfahren. Wir freuen uns auf das Kennenlernen!
Häufige Fragen
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu unseren Dienstleistungen und Lösungen.
Wir bieten Ihnen umfassende HR-Lösungen, die speziell darauf ausgerichtet sind, Ihre Personalprozesse zu optimieren und zu digitalisieren. Unser Angebot umfasst drei zentrale Geschäftsbereiche:
HR-Software
Unsere integrierte Softwarelösung, die comvaHRo All-In HR-Suite, deckt sämtliche Bereiche des Personalmanagements ab. Von der Personalverwaltung über die Gehaltsabrechnung bis hin zur Zeiterfassung und zum Bewerbermanagement – alle Module sind in einer benutzerfreundlichen Plattform vereint. Diese cloudbasierte Lösung gewährleistet stets aktuelle, DSGVO-konforme Anwendungen, die ohne zusätzlichen IT-Aufwand in Ihrer „Private Cloud“ bereitgestellt werden.
HR-Consulting
Wir bieten Ihnen professionelle Beratungsdienstleistungen durch erfahrene Consultants. Unser Team unterstützt Sie bei der Implementierung und Optimierung Ihrer HR-Prozesse und steht Ihnen mit strategischer Beratung zur Seite. Zudem bieten wir Schulungen und kontinuierlichen Support an, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden die Software optimal nutzen können.
Entgeltabrechnung (Payroll Services)
Auf Wunsch übernehmen wir für Sie die komplette Lohn- und Gehaltsabrechnung im Rahmen unseres Payroll-Outsourcing-Services. Dabei gewährleisten wir eine sichere und zuverlässige Abwicklung, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Unser Ziel ist es, Ihnen nicht nur modernste Technologie bereitzustellen, sondern auch individuelle Beratung und persönlichen Support zu bieten. Jeder Kunde erhält bei uns einen festen Ansprechpartner, der die spezifischen Herausforderungen Ihres Unternehmens kennt und maßgeschneiderte Lösungen entwickelt.
Die comvaHRo All-In HR-Suite ist eine umfassende, cloudbasierte Softwarelösung, die sämtliche HR-Prozesse in einer einzigen Plattform integriert. Sie wurde speziell für Unternehmen mit 100 bis 10.000 Mitarbeitenden entwickelt und deckt Bereiche wie Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, Personalverwaltung und Bewerbermanagement ab. Durch die zentrale Bündelung dieser Funktionen ermöglicht die Suite eine effiziente Verwaltung aller personalbezogenen Aufgaben. Ihr Unternehmen profitiert von stets aktuellen, DSGVO-konformen Anwendungen, die in der „Private Cloud“ gehostet werden. Dies reduziert den IT-Aufwand erheblich und gewährleistet höchste Sicherheitsstandards. Zudem fördert die benutzerfreundliche Oberfläche die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden und erleichtert den Umstieg von bestehenden Systemen.
Ja, die Sicherheit Ihrer Daten hat höchste Priorität. Die comvaHRo All-In HR-Suite wird in einer „Private Cloud“ gehostet, die strengen Sicherheitsstandards entspricht und regelmäßigen Audits unterzogen wird. Alle Module sind DSGVO-konform entwickelt, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Zudem werden regelmäßige Updates und Sicherheitsprüfungen durchgeführt, um die Integrität und Vertraulichkeit Ihrer Daten sicherzustellen. Durch diese Maßnahmen können Sie darauf vertrauen, dass Ihre sensiblen Personaldaten jederzeit geschützt sind und den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Nein, die comvaHRo All-In HR-Suite erfordert keinen zusätzlichen IT-Aufwand, da sie als Cloud-Lösung bereitgestellt wird.
Das Modul Entgeltabrechnung der comvaHRo All-In HR-Suite bietet eine voll integrierte Lösung für die Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung in 13 europäischen Ländern. Es berücksichtigt komplexe Tarifverträge und individuelle Regelwerke, die bereits im System hinterlegt oder anpassbar sind. Besonders für Unternehmen mit anspruchsvollen Anforderungen, wie beispielsweise im öffentlichen Dienst, ermöglicht dieses Modul eine effiziente und fehlerfreie Abwicklung der Gehaltsabrechnungen. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Integration aktueller gesetzlicher Vorgaben wird der administrative Aufwand reduziert und die Genauigkeit erhöht.
Die Cloud-basierte Architektur der comvaHRo All-In HR-Suite bietet zahlreiche Vorteile, darunter ständige Aktualität der Software, ortsunabhängiger Zugriff und reduzierte IT-Kosten. Da die Software in der „Private Cloud“ gehostet wird, profitieren Sie zudem von hohen Sicherheitsstandards und DSGVO-Konformität.
Haben Sie weitere Fragen?
Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.