Digitale Zeiterfassung
Digitale Zeiterfassung bezeichnet die systemgestützte Erfassung, Verwaltung und Auswertung von Arbeitszeiten mittels elektronischer Lösungen. Sie ersetzt manuelle Prozesse durch automatisierte, softwarebasierte Verfahren und gewährleistet eine transparente, rechtssichere und effiziente Zeiterfassung für Unternehmen und Mitarbeitende.
Relevanz der digitalen Zeiterfassung im Personalwesen
Die digitale Zeiterfassung ist ein zentrales Element moderner HR-Prozesse. Sie unterstützt Personalabteilungen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, insbesondere im Hinblick auf das Arbeitszeitgesetz und die seit dem EuGH-Urteil von 2019 geforderte Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung. Darüber hinaus trägt sie zur Optimierung der Personaleinsatzplanung, zur Vermeidung von Überstunden und zur Verbesserung der Datenqualität in der Entgeltabrechnung bei.
Funktionale Bestandteile und Systemarten
Typische Funktionen digitaler Zeiterfassungssysteme
- Erfassung von Kommen-, Gehen- und Pausenzeiten
- Automatische Berechnung von Überstunden, Zuschlägen und Fehlzeiten
- Integration mit Entgeltabrechnung und Zeitkonten
- Genehmigungsworkflows für Abwesenheiten und Korrekturen
- Echtzeit-Reporting und Auswertungen für Führungskräfte und HR
Systemarten und Erfassungsmedien
- Webbasierte Zeiterfassung über Browser oder Mitarbeiterportale
- Mobile Zeiterfassung via App für Außendienst oder Homeoffice
- Stationäre Terminals mit RFID, Chipkarte oder Fingerabdruck
- Integration in ERP- oder HR-Softwarelösungen
Rechtliche Rahmenbedingungen
Die digitale Zeiterfassung muss arbeitsrechtliche und datenschutzrechtliche Anforderungen erfüllen. Dazu zählen insbesondere die DSGVO, das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Unternehmen sind verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden vollständig und manipulationssicher zu dokumentieren. Digitale Systeme bieten hier durch automatisierte Protokollierung und Zugriffskontrollen einen klaren Vorteil gegenüber analogen Verfahren.
Vorteile für HR-Abteilungen
- Reduktion administrativer Aufwände durch automatisierte Prozesse
- Höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Arbeitszeiten
- Verbesserte Datenbasis für Entgeltabrechnung und Controlling
- Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
- Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit durch Selbstverwaltungsmöglichkeiten
Praxisbeispiele und Anwendungsszenarien
In einem mittelständischen Produktionsunternehmen ermöglicht die digitale Zeiterfassung die minutengenaue Erfassung von Schichtzeiten an Terminals in der Fertigung. Gleichzeitig erfassen Außendienstmitarbeitende ihre Arbeitszeiten mobil per App. Die Daten fließen automatisiert in die Entgeltabrechnung ein und stehen der Personalabteilung sowie den Führungskräften für Auswertungen zur Verfügung.
In einem Dienstleistungsunternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen nutzen Mitarbeitende ein webbasiertes Zeiterfassungssystem, das auch Homeoffice-Zeiten berücksichtigt. Urlaubsanträge und Korrekturen werden digital beantragt und genehmigt, wodurch der administrative Aufwand erheblich sinkt.
Integration in HR-Systemlandschaften
Digitale Zeiterfassungssysteme lassen sich in bestehende HR-IT-Infrastrukturen integrieren. Sie arbeiten häufig im Zusammenspiel mit Modulen für Abwesenheitsmanagement, Personaleinsatzplanung oder Entgeltabrechnung. Eine nahtlose Integration reduziert Medienbrüche und erhöht die Datenkonsistenz.
Viele moderne HR-Plattformen bieten Zeiterfassungsfunktionen als Bestandteil umfassender Lösungen an. Dabei ist es entscheidend, dass die Systeme skalierbar, mandantenfähig und revisionssicher sind.
Herausforderungen bei der Einführung
- Akzeptanz bei Mitarbeitenden und Führungskräften schaffen
- Datenschutzkonforme Gestaltung der Erfassungsprozesse
- Integration in bestehende Systemlandschaften
- Schulung und Change Management im Unternehmen
- Berücksichtigung tariflicher und betrieblicher Regelungen
Strategische Bedeutung und Ausblick
Die digitale Zeiterfassung entwickelt sich zunehmend zu einem strategischen Instrument im Human Resource Management. Sie liefert nicht nur abrechnungsrelevante Daten, sondern unterstützt auch bei der Analyse von Arbeitszeitmodellen, der Steuerung von Ressourcen und der Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Im Zuge der Digitalisierung von HR-Prozessen wird sie künftig noch stärker mit anderen Modulen wie Talentmanagement, Workforce Planning oder Performance Management vernetzt sein.
Die von uns angebotene Komplettlösung comvaHRo-All-In integriert digitale Zeiterfassung nahtlos in eine umfassende HR-Systemlandschaft. Von Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung über Zeiterfassung, Mitarbeiterportale bis hin zum Bewerbermanagement – comvaHRo-All-In bietet eine Software-as-a-Service-Lösung, die zusätzlich durch Payroll-Outsourcing und Consulting ergänzt werden kann. Damit wird eine rechtskonforme, effiziente und zukunftssichere Gestaltung der HR-Prozesse ermöglicht.
Hinweis: Die Inhalte des HR-Lexikons dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellen keine rechtliche Beratung dar. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
comvaHRo hilft Ihre Personalabteilung zu entlasten
Mit unseren Services unterstützen wir Sie nicht nur durch Software und Support, sondern auch bei der strategischen Weiterentwicklung Ihrer HR-Prozesse und der Weiterbildung Ihrer Teams. Auf Wunsch übernehmen wir zudem Ihre komplette Lohn- und Gehaltsabrechnung im Rahmen unseres Payroll Outsourcing.
Unsere umfassende Softwarelösung comvaHRo All-In bietet eine sichere, komfortable und vollständige Abdeckung aller HR-Bereiche.
Wir übernehmen Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung vollständig als Outsourcing-Service. Vertrauenswürdig und sicher.
Beratung, Projektleitung, Support, Schulungen. Wir bereiten Sie optimal auf die Nutzung Ihrer HR-Lösung comvaHRo All-In oder P&I LOGA vor.
Endlich reibungslose HR-Prozesse
Wir kombinieren modernste Technologie mit außergewöhnlicher Betreuung, die Unternehmen eine maßgeschneiderte, umfassende Lösungen bietet.
Eine echte Komplettlösung
Eine Lösung, die alle Bereiche der Personalabteilung abdeckt – von der Gehaltsabrechnung und der Arbeitszeiterfassung bis zum Recruiting, dem Onboarding und der Personalentwicklung. Mit comvaHRo All-In digitalisieren Sie Ihre HR-Prozesse – ohne Kompromisse und mit einem Partner, der Ihre Bedürfnisse
versteht.
Sorgenfreie Lohnabrechnungen
Konzentrieren Sie sich auf Ihre Mitarbeitenden – wir übernehmen die Gehaltsabrechnung mit höchster Präzision und rechtlicher Sicherheit: DSGVO-konform, zuverlässig und vollständig ausgelagert. Wir bieten individuell anpassbare Pakete für Ihre spezifischen Anforderungen an.
Ihr Partner für alle Bedürfnisse
Wir begleiten Sie bei der Einführung, Optimierung und dem Betrieb Ihrer HR-Lösungen – inklusive P&I LOGA, LOGA All-In und LOGAHR. Mit fundierter Expertise in Analyse, Implementierung und Projektmanagement realisieren wir effiziente Prozesse und nachhaltige Ergebnisse.
Ihr Erfolg ist unser Ziel
Mit regelmäßigen Weiterbildungen und hervorragenden Support sorgen wir dafür, dass Sie immer auf dem neuesten Stand bleiben. Unsere Schulungen sind praxisnah und verständlich – damit Ihre Mitarbeitenden die Vorteile von comvaHRo All-In von Anfang an voll ausschöpfen können.
Wir freuen uns, Sie kennenzulernen!
In einem unverbindlichen Erstgespräch möchten wir mehr über Sie und Ihre Anforderungen erfahren. Wir freuen uns auf das Kennenlernen!
Häufige Fragen
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu unseren Dienstleistungen und Lösungen.
Wir bieten Ihnen umfassende HR-Lösungen, die speziell darauf ausgerichtet sind, Ihre Personalprozesse zu optimieren und zu digitalisieren. Unser Angebot umfasst drei zentrale Geschäftsbereiche:
HR-Software
Unsere integrierte Softwarelösung, die comvaHRo All-In HR-Suite, deckt sämtliche Bereiche des Personalmanagements ab. Von der Personalverwaltung über die Gehaltsabrechnung bis hin zur Zeiterfassung und zum Bewerbermanagement – alle Module sind in einer benutzerfreundlichen Plattform vereint. Diese cloudbasierte Lösung gewährleistet stets aktuelle, DSGVO-konforme Anwendungen, die ohne zusätzlichen IT-Aufwand in Ihrer „Private Cloud“ bereitgestellt werden.
HR-Consulting
Wir bieten Ihnen professionelle Beratungsdienstleistungen durch erfahrene Consultants. Unser Team unterstützt Sie bei der Implementierung und Optimierung Ihrer HR-Prozesse und steht Ihnen mit strategischer Beratung zur Seite. Zudem bieten wir Schulungen und kontinuierlichen Support an, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden die Software optimal nutzen können.
Entgeltabrechnung (Payroll Services)
Auf Wunsch übernehmen wir für Sie die komplette Lohn- und Gehaltsabrechnung im Rahmen unseres Payroll-Outsourcing-Services. Dabei gewährleisten wir eine sichere und zuverlässige Abwicklung, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Unser Ziel ist es, Ihnen nicht nur modernste Technologie bereitzustellen, sondern auch individuelle Beratung und persönlichen Support zu bieten. Jeder Kunde erhält bei uns einen festen Ansprechpartner, der die spezifischen Herausforderungen Ihres Unternehmens kennt und maßgeschneiderte Lösungen entwickelt.
Die comvaHRo All-In HR-Suite ist eine umfassende, cloudbasierte Softwarelösung, die sämtliche HR-Prozesse in einer einzigen Plattform integriert. Sie wurde speziell für Unternehmen mit 100 bis 10.000 Mitarbeitenden entwickelt und deckt Bereiche wie Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, Personalverwaltung und Bewerbermanagement ab. Durch die zentrale Bündelung dieser Funktionen ermöglicht die Suite eine effiziente Verwaltung aller personalbezogenen Aufgaben. Ihr Unternehmen profitiert von stets aktuellen, DSGVO-konformen Anwendungen, die in der „Private Cloud“ gehostet werden. Dies reduziert den IT-Aufwand erheblich und gewährleistet höchste Sicherheitsstandards. Zudem fördert die benutzerfreundliche Oberfläche die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden und erleichtert den Umstieg von bestehenden Systemen.
Ja, die Sicherheit Ihrer Daten hat höchste Priorität. Die comvaHRo All-In HR-Suite wird in einer „Private Cloud“ gehostet, die strengen Sicherheitsstandards entspricht und regelmäßigen Audits unterzogen wird. Alle Module sind DSGVO-konform entwickelt, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Zudem werden regelmäßige Updates und Sicherheitsprüfungen durchgeführt, um die Integrität und Vertraulichkeit Ihrer Daten sicherzustellen. Durch diese Maßnahmen können Sie darauf vertrauen, dass Ihre sensiblen Personaldaten jederzeit geschützt sind und den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Nein, die comvaHRo All-In HR-Suite erfordert keinen zusätzlichen IT-Aufwand, da sie als Cloud-Lösung bereitgestellt wird.
Das Modul Entgeltabrechnung der comvaHRo All-In HR-Suite bietet eine voll integrierte Lösung für die Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung in 13 europäischen Ländern. Es berücksichtigt komplexe Tarifverträge und individuelle Regelwerke, die bereits im System hinterlegt oder anpassbar sind. Besonders für Unternehmen mit anspruchsvollen Anforderungen, wie beispielsweise im öffentlichen Dienst, ermöglicht dieses Modul eine effiziente und fehlerfreie Abwicklung der Gehaltsabrechnungen. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Integration aktueller gesetzlicher Vorgaben wird der administrative Aufwand reduziert und die Genauigkeit erhöht.
Die Cloud-basierte Architektur der comvaHRo All-In HR-Suite bietet zahlreiche Vorteile, darunter ständige Aktualität der Software, ortsunabhängiger Zugriff und reduzierte IT-Kosten. Da die Software in der „Private Cloud“ gehostet wird, profitieren Sie zudem von hohen Sicherheitsstandards und DSGVO-Konformität.
Haben Sie weitere Fragen?
Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.