ITSG-Prüfung
Die ITSG-Prüfung ist ein standardisiertes Zertifizierungsverfahren der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG GmbH), das Softwarelösungen für die Entgeltabrechnung auf ihre gesetzeskonforme Umsetzung der sozialversicherungsrechtlichen Anforderungen überprüft. Diese Prüfung ist essenziell, da sie sicherstellt, dass eingesetzte Programme die komplexen und sich häufig ändernden gesetzlichen Vorgaben korrekt abbilden und somit rechtssichere Abrechnungen ermöglichen.
Rechtliche Grundlage und Zielsetzung
Die ITSG-Prüfung basiert auf den Vorgaben des § 22 DEÜV (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung) sowie den gemeinsamen Grundsätzen der Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger. Ziel ist es, die Qualität und Sicherheit der Datenübermittlung zwischen Arbeitgebern und Sozialversicherungsträgern zu gewährleisten. Nur zertifizierte Software darf für die elektronische Übermittlung von Meldungen zur Sozialversicherung eingesetzt werden.
Relevanz für HR-Abteilungen
Für HR-Abteilungen ist die ITSG-Prüfung ein zentrales Kriterium bei der Auswahl von Softwarelösungen zur Entgeltabrechnung. Sie bietet eine verlässliche Orientierungshilfe hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Standards. Unternehmen, die eine geprüfte Lösung einsetzen, minimieren das Risiko fehlerhafter Abrechnungen und daraus resultierender Nachforderungen oder Bußgelder durch Sozialversicherungsträger.
Darüber hinaus signalisiert eine ITSG-zertifizierte Software auch gegenüber Wirtschaftsprüfenden und internen Kontrollinstanzen ein hohes Maß an Compliance und Prozesssicherheit.
Prüfverfahren und Ablauf
Die ITSG-Prüfung erfolgt in mehreren Schritten. Zunächst reichen Softwarehersteller eine vollständige Dokumentation ihrer Lösung ein. Anschließend wird die Software in einer kontrollierten Testumgebung auf ihre Funktionalität, Plausibilität und Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen geprüft. Dies umfasst unter anderem:
- DEÜV-Meldungen: korrekte Erstellung und Verarbeitung von An-, Ab- und Änderungsmeldungen
- Beitragsabrechnung: fehlerfreie Berechnung und Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen
- Bescheinigungswesen: gesetzeskonforme Erstellung von Bescheinigungen für Krankenkassen und Behörden
- Abrechnungslogik: Einhaltung der komplexen Regelwerke zur Beitragsbemessung und -berechnung
- Verfahrensdokumentation: Nachvollziehbarkeit aller Prozesse und Berechnungen
Nach erfolgreicher Prüfung wird ein Zertifikat mit Gültigkeit von in der Regel 12 Monaten ausgestellt. Danach ist eine erneute Prüfung erforderlich, insbesondere bei gesetzlichen Änderungen oder funktionalen Erweiterungen der Software.
Praktische Auswirkungen auf den HR-Alltag
Für HR-Verantwortliche bedeutet der Einsatz einer ITSG-zertifizierten Lösung eine erhebliche Entlastung im operativen Tagesgeschäft. Die Sicherheit, dass alle relevanten gesetzlichen Anforderungen korrekt umgesetzt sind, reduziert den Prüf- und Kontrollaufwand erheblich. Zudem wird die Kommunikation mit Krankenkassen und Behörden durch standardisierte Schnittstellen und valide Datenübermittlung deutlich effizienter.
Ein Beispiel aus der Praxis: Bei der monatlichen Entgeltabrechnung müssen DEÜV-Meldungen fristgerecht und fehlerfrei übermittelt werden. Eine nicht zertifizierte Software birgt das Risiko von Übertragungsfehlern oder unvollständigen Daten, was zu Rückfragen oder Sanktionen führen kann. Mit einer ITSG-geprüften Lösung lassen sich solche Risiken systemseitig minimieren.
ITSG-Prüfung und Softwareauswahl
Bei der Auswahl einer HR-Softwarelösung sollte die ITSG-Zertifizierung ein zentrales Entscheidungskriterium sein. Sie ist ein objektiver Nachweis für die Einhaltung gesetzlicher Standards und reduziert die Haftungsrisiken für Arbeitgebende. Besonders bei Outsourcing-Modellen oder dem Einsatz von Software-as-a-Service (SaaS) ist darauf zu achten, dass der Anbieter regelmäßig zertifiziert wird und die Prüfberichte transparent zugänglich macht.
Auch bei Systemwechseln oder Migrationen ist die ITSG-Prüfung ein wichtiger Faktor: Nur wenn die neue Lösung zertifiziert ist, kann ein reibungsloser und gesetzeskonformer Übergang gewährleistet werden.
Zusätzliche Anforderungen und zukünftige Entwicklungen
Die Anforderungen an die ITSG-Prüfung werden kontinuierlich weiterentwickelt, um neue gesetzliche Vorgaben und technische Standards zu berücksichtigen. Dazu zählen beispielsweise die Einführung neuer Meldeverfahren, die Integration von eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) oder die Umsetzung von Änderungen im Beitragsrecht.
HR-Abteilungen sollten daher regelmäßig prüfen, ob ihre eingesetzte Softwarelösung über ein gültiges ITSG-Zertifikat verfügt und ob der Anbieter aktiv an der Weiterentwicklung teilnimmt. Dies ist insbesondere bei komplexen Personalabrechnungsprozessen oder internationalen Belegschaften von Bedeutung.
Strategische Bedeutung
Die ITSG-Prüfung ist mehr als eine technische Formalität, sie ist ein strategisches Instrument zur Qualitätssicherung und Risikominimierung im Personalwesen. Sie unterstützt HR-Verantwortliche dabei, gesetzliche Anforderungen effizient umzusetzen und gleichzeitig die Prozesssicherheit zu erhöhen.
Im Rahmen einer ganzheitlichen HR-Digitalisierungsstrategie ist der Einsatz einer ITSG-zertifizierten Lösung ein wesentlicher Baustein. Die von uns angebotene Komplettlösung comvaHRo-All-In erfüllt diese Anforderungen und bietet darüber hinaus eine integrierte Plattform für alle relevanten HR-Prozesse. Von Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung über Zeiterfassung, Mitarbeiterportale bis hin zum Bewerbermanagement – comvaHRo bietet Ihnen eine umfassende HR-Komplettlösung als Software-as-a-Service, mit zusätzlichen Payroll-Outsourcing und HR-Consulting.
Hinweis: Die Inhalte des HR-Lexikons dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellen keine rechtliche Beratung dar. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
comvaHRo hilft Ihre Personalabteilung zu entlasten
Mit unseren Services unterstützen wir Sie nicht nur durch Software und Support, sondern auch bei der strategischen Weiterentwicklung Ihrer HR-Prozesse und der Weiterbildung Ihrer Teams. Auf Wunsch übernehmen wir zudem Ihre komplette Lohn- und Gehaltsabrechnung im Rahmen unseres Payroll Outsourcing.
Unsere umfassende Softwarelösung comvaHRo All-In bietet eine sichere, komfortable und vollständige Abdeckung aller HR-Bereiche.
Wir übernehmen Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung vollständig als Outsourcing-Service. Vertrauenswürdig und sicher.
Beratung, Projektleitung, Support, Schulungen. Wir bereiten Sie optimal auf die Nutzung Ihrer HR-Lösung comvaHRo All-In oder P&I LOGA vor.
Endlich reibungslose HR-Prozesse
Wir kombinieren modernste Technologie mit außergewöhnlicher Betreuung, die Unternehmen eine maßgeschneiderte, umfassende Lösungen bietet.
Eine echte Komplettlösung
Eine Lösung, die alle Bereiche der Personalabteilung abdeckt – von der Gehaltsabrechnung und der Arbeitszeiterfassung bis zum Recruiting, dem Onboarding und der Personalentwicklung. Mit comvaHRo All-In digitalisieren Sie Ihre HR-Prozesse – ohne Kompromisse und mit einem Partner, der Ihre Bedürfnisse
versteht.
Sorgenfreie Lohnabrechnungen
Konzentrieren Sie sich auf Ihre Mitarbeitenden – wir übernehmen die Gehaltsabrechnung mit höchster Präzision und rechtlicher Sicherheit: DSGVO-konform, zuverlässig und vollständig ausgelagert. Wir bieten individuell anpassbare Pakete für Ihre spezifischen Anforderungen an.
Ihr Partner für alle Bedürfnisse
Wir begleiten Sie bei der Einführung, Optimierung und dem Betrieb Ihrer HR-Lösungen – inklusive P&I LOGA, LOGA All-In und LOGAHR. Mit fundierter Expertise in Analyse, Implementierung und Projektmanagement realisieren wir effiziente Prozesse und nachhaltige Ergebnisse.
Ihr Erfolg ist unser Ziel
Mit regelmäßigen Weiterbildungen und hervorragenden Support sorgen wir dafür, dass Sie immer auf dem neuesten Stand bleiben. Unsere Schulungen sind praxisnah und verständlich – damit Ihre Mitarbeitenden die Vorteile von comvaHRo All-In von Anfang an voll ausschöpfen können.
Wir freuen uns, Sie kennenzulernen!
In einem unverbindlichen Erstgespräch möchten wir mehr über Sie und Ihre Anforderungen erfahren. Wir freuen uns auf das Kennenlernen!
Häufige Fragen
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu unseren Dienstleistungen und Lösungen.
Wir bieten Ihnen umfassende HR-Lösungen, die speziell darauf ausgerichtet sind, Ihre Personalprozesse zu optimieren und zu digitalisieren. Unser Angebot umfasst drei zentrale Geschäftsbereiche:
HR-Software
Unsere integrierte Softwarelösung, die comvaHRo All-In HR-Suite, deckt sämtliche Bereiche des Personalmanagements ab. Von der Personalverwaltung über die Gehaltsabrechnung bis hin zur Zeiterfassung und zum Bewerbermanagement – alle Module sind in einer benutzerfreundlichen Plattform vereint. Diese cloudbasierte Lösung gewährleistet stets aktuelle, DSGVO-konforme Anwendungen, die ohne zusätzlichen IT-Aufwand in Ihrer „Private Cloud“ bereitgestellt werden.
HR-Consulting
Wir bieten Ihnen professionelle Beratungsdienstleistungen durch erfahrene Consultants. Unser Team unterstützt Sie bei der Implementierung und Optimierung Ihrer HR-Prozesse und steht Ihnen mit strategischer Beratung zur Seite. Zudem bieten wir Schulungen und kontinuierlichen Support an, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden die Software optimal nutzen können.
Entgeltabrechnung (Payroll Services)
Auf Wunsch übernehmen wir für Sie die komplette Lohn- und Gehaltsabrechnung im Rahmen unseres Payroll-Outsourcing-Services. Dabei gewährleisten wir eine sichere und zuverlässige Abwicklung, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Unser Ziel ist es, Ihnen nicht nur modernste Technologie bereitzustellen, sondern auch individuelle Beratung und persönlichen Support zu bieten. Jeder Kunde erhält bei uns einen festen Ansprechpartner, der die spezifischen Herausforderungen Ihres Unternehmens kennt und maßgeschneiderte Lösungen entwickelt.
Die comvaHRo All-In HR-Suite ist eine umfassende, cloudbasierte Softwarelösung, die sämtliche HR-Prozesse in einer einzigen Plattform integriert. Sie wurde speziell für Unternehmen mit 100 bis 10.000 Mitarbeitenden entwickelt und deckt Bereiche wie Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, Personalverwaltung und Bewerbermanagement ab. Durch die zentrale Bündelung dieser Funktionen ermöglicht die Suite eine effiziente Verwaltung aller personalbezogenen Aufgaben. Ihr Unternehmen profitiert von stets aktuellen, DSGVO-konformen Anwendungen, die in der „Private Cloud“ gehostet werden. Dies reduziert den IT-Aufwand erheblich und gewährleistet höchste Sicherheitsstandards. Zudem fördert die benutzerfreundliche Oberfläche die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden und erleichtert den Umstieg von bestehenden Systemen.
Ja, die Sicherheit Ihrer Daten hat höchste Priorität. Die comvaHRo All-In HR-Suite wird in einer „Private Cloud“ gehostet, die strengen Sicherheitsstandards entspricht und regelmäßigen Audits unterzogen wird. Alle Module sind DSGVO-konform entwickelt, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Zudem werden regelmäßige Updates und Sicherheitsprüfungen durchgeführt, um die Integrität und Vertraulichkeit Ihrer Daten sicherzustellen. Durch diese Maßnahmen können Sie darauf vertrauen, dass Ihre sensiblen Personaldaten jederzeit geschützt sind und den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Nein, die comvaHRo All-In HR-Suite erfordert keinen zusätzlichen IT-Aufwand, da sie als Cloud-Lösung bereitgestellt wird.
Das Modul Entgeltabrechnung der comvaHRo All-In HR-Suite bietet eine voll integrierte Lösung für die Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung in 13 europäischen Ländern. Es berücksichtigt komplexe Tarifverträge und individuelle Regelwerke, die bereits im System hinterlegt oder anpassbar sind. Besonders für Unternehmen mit anspruchsvollen Anforderungen, wie beispielsweise im öffentlichen Dienst, ermöglicht dieses Modul eine effiziente und fehlerfreie Abwicklung der Gehaltsabrechnungen. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Integration aktueller gesetzlicher Vorgaben wird der administrative Aufwand reduziert und die Genauigkeit erhöht.
Die Cloud-basierte Architektur der comvaHRo All-In HR-Suite bietet zahlreiche Vorteile, darunter ständige Aktualität der Software, ortsunabhängiger Zugriff und reduzierte IT-Kosten. Da die Software in der „Private Cloud“ gehostet wird, profitieren Sie zudem von hohen Sicherheitsstandards und DSGVO-Konformität.
Haben Sie weitere Fragen?
Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.