KUG-Abrechnung (Kurzarbeit)
Die KUG-Abrechnung (Kurzarbeit) bezeichnet die administrative und abrechnungstechnische Umsetzung des Kurzarbeitergeldes (KUG) gemäß § 95 ff. SGB III. Sie umfasst die korrekte Ermittlung, Dokumentation und Abrechnung von Arbeitsausfällen sowie die Beantragung und Abwicklung der Erstattungsleistungen bei der Bundesagentur für Arbeit. Ziel ist es, bei vorübergehendem Arbeitsausfall die Beschäftigung von Mitarbeitenden zu sichern und finanzielle Nachteile abzufedern.
Rechtliche Grundlagen und Voraussetzungen
Die Einführung von Kurzarbeit setzt bestimmte rechtliche Voraussetzungen voraus. Unternehmen müssen einen erheblichen Arbeitsausfall mit Entgeltausfall nachweisen, der auf wirtschaftlichen Gründen oder einem unabwendbaren Ereignis beruht. Zudem muss der Arbeitsausfall vorübergehend und nicht vermeidbar sein. Die Anzeige über den Arbeitsausfall ist bei der zuständigen Agentur für Arbeit zu stellen.
Voraussetzung für die KUG-Abrechnung ist eine arbeitsrechtliche Grundlage, etwa durch Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder individuelle Vereinbarung mit den Mitarbeitenden. Die betroffenen Beschäftigten müssen sozialversicherungspflichtig sein und dürfen nicht gekündigt oder vom Arbeitsverhältnis suspendiert sein.
Berechnung des Kurzarbeitergeldes
Die Höhe des Kurzarbeitergeldes richtet sich nach dem Nettoentgeltausfall. Grundsätzlich erhalten Arbeitnehmende 60 % des ausgefallenen pauschalierten Nettoentgelts, mit Kindergeldberechtigung 67 %. Die Berechnung erfolgt auf Basis der Differenz zwischen dem Soll-Entgelt (vereinbartes Bruttoentgelt ohne Kurzarbeit) und dem Ist-Entgelt (tatsächlich erzieltes Bruttoentgelt während der Kurzarbeit).
Für die KUG-Abrechnung sind die bundeseinheitlich vorgegebenen Entgelttabellen der Bundesagentur für Arbeit maßgeblich. Diese Tabellen enthalten die pauschalierten Nettoentgelte, die zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes herangezogen werden. Die Abrechnung erfolgt monatlich und muss für jeden betroffenen Mitarbeitenden individuell erstellt werden.
Prozess der KUG-Abrechnung
Im HR-Bereich ist die KUG-Abrechnung eng mit der Entgeltabrechnung verknüpft. Die Personalabteilung muss zunächst den Arbeitsausfall dokumentieren und die betroffenen Zeiträume erfassen. Anschließend erfolgt die Berechnung des Kurzarbeitergeldes unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben.
Die KUG-Abrechnung wird in der Regel über die eingesetzte HR-Software oder das Abrechnungssystem durchgeführt. Dabei müssen folgende Schritte beachtet werden:
- Erfassung der Ausfallzeiten: Dokumentation der reduzierten Arbeitszeit je Mitarbeitendem.
- Berechnung des Soll- und Ist-Entgelts: Grundlage für die Ermittlung des Nettoentgeltausfalls.
- Ermittlung des KUG: Anwendung der KUG-Tabellen auf die Differenzbeträge.
- Erstellung der Abrechnungsnachweise: Für interne Dokumentation und externe Prüfung.
- Beantragung der Erstattung: Übermittlung der Abrechnungsdaten an die Bundesagentur für Arbeit.
Die Abrechnung muss fristgerecht erfolgen, da verspätete Anträge zur Ablehnung der Erstattung führen können. Die Frist beträgt drei Monate nach Ablauf des jeweiligen Abrechnungsmonats.
Besonderheiten und Herausforderungen
Die KUG-Abrechnung stellt hohe Anforderungen an die Genauigkeit der Entgeltabrechnung und die Dokumentation. Fehlerhafte Angaben oder unvollständige Nachweise können zu Rückforderungen oder Ablehnung der Erstattung führen. Besonders bei wechselnden Arbeitszeiten, Schichtmodellen oder Teilzeitbeschäftigung ist eine präzise Erfassung unerlässlich.
Ein weiterer Aspekt ist die sozialversicherungsrechtliche Behandlung. Während der Kurzarbeit trägt der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge auf Basis des fiktiven Entgelts. Während der COVID-19-Pandemie wurden zeitweise Erleichterungen eingeführt, etwa die vollständige Erstattung der Sozialversicherungsbeiträge durch die Bundesagentur für Arbeit. Diese Sonderregelungen sind jedoch befristet und unterliegen häufigen Änderungen.
Digitalisierung und Automatisierung
Moderne HR-Systeme ermöglichen eine weitgehend automatisierte KUG-Abrechnung. Durch die Integration von Zeitwirtschaft, Entgeltabrechnung und Dokumentenmanagement lassen sich Ausfallzeiten, Entgeltdaten und Anträge effizient verarbeiten. Die Automatisierung reduziert Fehlerquellen und minimiert den administrativen Aufwand.
Die von uns angebotene Komplettlösung comvaHRo-All-In unterstützt Unternehmen bei der digitalen Abbildung der KUG-Prozesse. Sie ermöglicht die nahtlose Integration von Abrechnungsdaten, Zeitkonten und Antragsformularen und erleichtert die fristgerechte Beantragung bei der Bundesagentur für Arbeit.
Praxisbeispiel: Einführung von Kurzarbeit in der Produktion
Ein mittelständisches Produktionsunternehmen verzeichnete pandemiebedingt einen drastischen Rückgang der Aufträge. Um betriebsbedingte Kündigungen zu vermeiden, wurde Kurzarbeit eingeführt. Die Personalabteilung erfasste die Ausfallzeiten über das Zeiterfassungssystem, berechnete das Kurzarbeitergeld mithilfe der HR-Software und stellte die Erstattungsanträge fristgerecht bei der Agentur für Arbeit.
Dank der automatisierten KUG-Abrechnung konnten Fehler vermieden und die Liquidität des Unternehmens gesichert werden. Die Mitarbeitenden erhielten transparente Abrechnungen mit ausgewiesenen KUG-Beträgen, was zur Akzeptanz der Maßnahme beitrug.
Strategische Bedeutung
Die KUG-Abrechnung ist nicht nur ein operativer Prozess, sondern ein strategisches Instrument zur Beschäftigungssicherung. Sie ermöglicht es Unternehmen, flexibel auf wirtschaftliche Schwankungen zu reagieren und gleichzeitig Fachkräfte zu halten. HR-Abteilungen übernehmen dabei eine zentrale Rolle in der Umsetzung und Kommunikation der Maßnahme.
Eine rechtssichere und effiziente KUG-Abrechnung stärkt das Vertrauen der Mitarbeitenden und reduziert das Risiko arbeitsrechtlicher Konflikte. Sie erfordert jedoch fundierte Kenntnisse im Arbeits-, Sozialversicherungs- und Steuerrecht sowie eine enge Zusammenarbeit mit Steuerberatern und externen Dienstleistern.
Relevanz integrierter HR-Lösungen
In Zeiten zunehmender Komplexität und gesetzlicher Dynamik gewinnen integrierte HR-Lösungen an Bedeutung. Die von uns angebotene Softwarelösung comvaHRo-All-In unterstützt Unternehmen nicht nur bei der KUG-Abrechnung, sondern auch bei der ganzheitlichen Abbildung personalwirtschaftlicher HR-Prozesse.
Von Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung über Zeiterfassung, Mitarbeiterportale bis hin zum Bewerbermanagement – comvaHRo bietet Ihnen eine umfassende HR-Komplettlösung als Software-as-a-Service, mit zusätzlichem Payroll-Outsourcing und HR-Consulting. Diese Integration schafft Transparenz, reduziert manuelle Aufwände und erhöht die Compliance-Sicherheit im gesamten HR-Management.
Hinweis: Die Inhalte des HR-Lexikons dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellen keine rechtliche Beratung dar. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
comvaHRo hilft Ihre Personalabteilung zu entlasten
Mit unseren Services unterstützen wir Sie nicht nur durch Software und Support, sondern auch bei der strategischen Weiterentwicklung Ihrer HR-Prozesse und der Weiterbildung Ihrer Teams. Auf Wunsch übernehmen wir zudem Ihre komplette Lohn- und Gehaltsabrechnung im Rahmen unseres Payroll Outsourcing.
Unsere umfassende Softwarelösung comvaHRo All-In bietet eine sichere, komfortable und vollständige Abdeckung aller HR-Bereiche.
Wir übernehmen Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung vollständig als Outsourcing-Service. Vertrauenswürdig und sicher.
Beratung, Projektleitung, Support, Schulungen. Wir bereiten Sie optimal auf die Nutzung Ihrer HR-Lösung comvaHRo All-In oder P&I LOGA vor.
Endlich reibungslose HR-Prozesse
Wir kombinieren modernste Technologie mit außergewöhnlicher Betreuung, die Unternehmen eine maßgeschneiderte, umfassende Lösungen bietet.
Eine echte Komplettlösung
Eine Lösung, die alle Bereiche der Personalabteilung abdeckt – von der Gehaltsabrechnung und der Arbeitszeiterfassung bis zum Recruiting, dem Onboarding und der Personalentwicklung. Mit comvaHRo All-In digitalisieren Sie Ihre HR-Prozesse – ohne Kompromisse und mit einem Partner, der Ihre Bedürfnisse
versteht.
Sorgenfreie Lohnabrechnungen
Konzentrieren Sie sich auf Ihre Mitarbeitenden – wir übernehmen die Gehaltsabrechnung mit höchster Präzision und rechtlicher Sicherheit: DSGVO-konform, zuverlässig und vollständig ausgelagert. Wir bieten individuell anpassbare Pakete für Ihre spezifischen Anforderungen an.
Ihr Partner für alle Bedürfnisse
Wir begleiten Sie bei der Einführung, Optimierung und dem Betrieb Ihrer HR-Lösungen – inklusive P&I LOGA, LOGA All-In und LOGAHR. Mit fundierter Expertise in Analyse, Implementierung und Projektmanagement realisieren wir effiziente Prozesse und nachhaltige Ergebnisse.
Ihr Erfolg ist unser Ziel
Mit regelmäßigen Weiterbildungen und hervorragenden Support sorgen wir dafür, dass Sie immer auf dem neuesten Stand bleiben. Unsere Schulungen sind praxisnah und verständlich – damit Ihre Mitarbeitenden die Vorteile von comvaHRo All-In von Anfang an voll ausschöpfen können.
Wir freuen uns, Sie kennenzulernen!
In einem unverbindlichen Erstgespräch möchten wir mehr über Sie und Ihre Anforderungen erfahren. Wir freuen uns auf das Kennenlernen!
Häufige Fragen
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu unseren Dienstleistungen und Lösungen.
Wir bieten Ihnen umfassende HR-Lösungen, die speziell darauf ausgerichtet sind, Ihre Personalprozesse zu optimieren und zu digitalisieren. Unser Angebot umfasst drei zentrale Geschäftsbereiche:
HR-Software
Unsere integrierte Softwarelösung, die comvaHRo All-In HR-Suite, deckt sämtliche Bereiche des Personalmanagements ab. Von der Personalverwaltung über die Gehaltsabrechnung bis hin zur Zeiterfassung und zum Bewerbermanagement – alle Module sind in einer benutzerfreundlichen Plattform vereint. Diese cloudbasierte Lösung gewährleistet stets aktuelle, DSGVO-konforme Anwendungen, die ohne zusätzlichen IT-Aufwand in Ihrer „Private Cloud“ bereitgestellt werden.
HR-Consulting
Wir bieten Ihnen professionelle Beratungsdienstleistungen durch erfahrene Consultants. Unser Team unterstützt Sie bei der Implementierung und Optimierung Ihrer HR-Prozesse und steht Ihnen mit strategischer Beratung zur Seite. Zudem bieten wir Schulungen und kontinuierlichen Support an, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden die Software optimal nutzen können.
Entgeltabrechnung (Payroll Services)
Auf Wunsch übernehmen wir für Sie die komplette Lohn- und Gehaltsabrechnung im Rahmen unseres Payroll-Outsourcing-Services. Dabei gewährleisten wir eine sichere und zuverlässige Abwicklung, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Unser Ziel ist es, Ihnen nicht nur modernste Technologie bereitzustellen, sondern auch individuelle Beratung und persönlichen Support zu bieten. Jeder Kunde erhält bei uns einen festen Ansprechpartner, der die spezifischen Herausforderungen Ihres Unternehmens kennt und maßgeschneiderte Lösungen entwickelt.
Die comvaHRo All-In HR-Suite ist eine umfassende, cloudbasierte Softwarelösung, die sämtliche HR-Prozesse in einer einzigen Plattform integriert. Sie wurde speziell für Unternehmen mit 100 bis 10.000 Mitarbeitenden entwickelt und deckt Bereiche wie Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, Personalverwaltung und Bewerbermanagement ab. Durch die zentrale Bündelung dieser Funktionen ermöglicht die Suite eine effiziente Verwaltung aller personalbezogenen Aufgaben. Ihr Unternehmen profitiert von stets aktuellen, DSGVO-konformen Anwendungen, die in der „Private Cloud“ gehostet werden. Dies reduziert den IT-Aufwand erheblich und gewährleistet höchste Sicherheitsstandards. Zudem fördert die benutzerfreundliche Oberfläche die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden und erleichtert den Umstieg von bestehenden Systemen.
Ja, die Sicherheit Ihrer Daten hat höchste Priorität. Die comvaHRo All-In HR-Suite wird in einer „Private Cloud“ gehostet, die strengen Sicherheitsstandards entspricht und regelmäßigen Audits unterzogen wird. Alle Module sind DSGVO-konform entwickelt, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Zudem werden regelmäßige Updates und Sicherheitsprüfungen durchgeführt, um die Integrität und Vertraulichkeit Ihrer Daten sicherzustellen. Durch diese Maßnahmen können Sie darauf vertrauen, dass Ihre sensiblen Personaldaten jederzeit geschützt sind und den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Nein, die comvaHRo All-In HR-Suite erfordert keinen zusätzlichen IT-Aufwand, da sie als Cloud-Lösung bereitgestellt wird.
Das Modul Entgeltabrechnung der comvaHRo All-In HR-Suite bietet eine voll integrierte Lösung für die Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung in 13 europäischen Ländern. Es berücksichtigt komplexe Tarifverträge und individuelle Regelwerke, die bereits im System hinterlegt oder anpassbar sind. Besonders für Unternehmen mit anspruchsvollen Anforderungen, wie beispielsweise im öffentlichen Dienst, ermöglicht dieses Modul eine effiziente und fehlerfreie Abwicklung der Gehaltsabrechnungen. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Integration aktueller gesetzlicher Vorgaben wird der administrative Aufwand reduziert und die Genauigkeit erhöht.
Die Cloud-basierte Architektur der comvaHRo All-In HR-Suite bietet zahlreiche Vorteile, darunter ständige Aktualität der Software, ortsunabhängiger Zugriff und reduzierte IT-Kosten. Da die Software in der „Private Cloud“ gehostet wird, profitieren Sie zudem von hohen Sicherheitsstandards und DSGVO-Konformität.
Haben Sie weitere Fragen?
Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.