Pendlerpauschale
Die Pendlerpauschale bezeichnet eine steuerliche Regelung, die Arbeitnehmenden für die Aufwendungen ihres täglichen Arbeitswegs finanziell entlastet. Sie wird als Entfernungspauschale in der Einkommensteuer berücksichtigt und wirkt sich direkt auf die Lohnsteuer aus, die im Rahmen der Entgeltabrechnung durch den Arbeitgeber einbehalten und abgeführt wird. Die Pendlerpauschale ist damit ein relevanter Bestandteil der steuerlichen Rahmenbedingungen, die Personalabteilungen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung beachten müssen.
Rechtliche Grundlagen und Berechnung
Die Pendlerpauschale ist im Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt, konkret in § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG. Arbeitnehmenden können für jeden Arbeitstag, an dem sie ihre erste Tätigkeitsstätte aufsuchen, eine Pauschale von 0,30 Euro pro Entfernungskilometer geltend machen. Ab dem 21. Kilometer erhöht sich dieser Betrag auf 0,38 Euro. Maßgeblich ist die einfache Entfernung, nicht die tatsächlich gefahrene Strecke.
Die Pauschale gilt unabhängig vom benutzten Verkehrsmittel, ob Auto, Fahrrad, öffentliche Verkehrsmittel oder zu Fuß. Sie ist auf maximal 4.500 Euro pro Jahr begrenzt, es sei denn, der Arbeitsweg erfolgt mit dem eigenen oder einem zur Nutzung überlassenen Kraftfahrzeug. In diesem Fall kann auch ein höherer Betrag angesetzt werden.
Relevanz für die Entgeltabrechnung
Im Rahmen der Entgeltabrechnung spielt die Pendlerpauschale eine indirekte Rolle. Zwar wird sie nicht direkt vom Arbeitgeber ausgezahlt, jedoch kann sie über die Steuerklasse und Freibeträge Einfluss auf die Höhe der monatlich einbehaltenen Lohnsteuer haben. Arbeitnehmenden können einen entsprechenden Freibetrag beim Finanzamt beantragen, der dann auf der elektronischen Lohnsteuerkarte (ELStAM) eingetragen wird.
Personalabteilungen und Payroll-Verantwortliche müssen sicherstellen, dass die ELStAM-Daten korrekt übernommen und in der Abrechnung berücksichtigt werden. Fehlerhafte oder fehlende Einträge können zu falschen Steuerabzügen führen und Nachberechnungen erforderlich machen.
Praktische Umsetzung im Alltag
Für HR-Abteilungen ist es wichtig, Mitarbeitende über die Möglichkeiten der Pendlerpauschale zu informieren, insbesondere beim Onboarding oder bei Änderungen der Wohnsituation. Auch im Rahmen von Mobilitätskonzepten oder bei der Einführung von Jobtickets kann die Pendlerpauschale eine Rolle spielen, da sie steuerlich unabhängig vom Verkehrsmittel greift.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Mitarbeitender pendelt täglich 25 Kilometer zur Arbeit. Für die ersten 20 Kilometer werden 0,30 Euro angesetzt, für die restlichen 5 Kilometer 0,38 Euro. Daraus ergibt sich eine tägliche Pauschale von 7,60 Euro. Bei 220 Arbeitstagen im Jahr ergibt das eine steuerlich wirksame Entfernungspauschale von 1.672 Euro.
Besondere Konstellationen und Herausforderungen
In der Praxis können Sonderfälle auftreten, etwa bei mehreren Tätigkeitsstätten, wechselnden Einsatzorten oder Homeoffice-Regelungen. Die Pendlerpauschale gilt nur für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte. Fahrten zu wechselnden Einsatzorten gelten als Reisekosten und unterliegen anderen steuerlichen Regelungen.
Auch bei der Einführung flexibler Arbeitsmodelle wie hybrider Arbeit oder Remote Work muss geprüft werden, ob und in welchem Umfang die Pendlerpauschale noch anwendbar ist. Hier ist eine enge Abstimmung zwischen HR, Steuerberatung und Mitarbeitenden erforderlich.
Zusätzliche steuerliche Aspekte
Die Pendlerpauschale ist Teil der Werbungskosten und wird bei der Einkommensteuerveranlagung berücksichtigt. Sie mindert das zu versteuernde Einkommen und kann somit zu einer Steuererstattung führen. Alternativ kann ein Freibetrag beantragt werden, der bereits unterjährig die Lohnsteuerlast senkt.
Für Arbeitnehmenden ist es wichtig, die steuerlichen Auswirkungen korrekt zu kommunizieren und bei Bedarf auch bei der Antragstellung zu unterstützen. Gerade bei Mitarbeitenden mit langen Arbeitswegen kann dies zu einer spürbaren finanziellen Entlastung führen.
Strategische Bedeutung
Die Pendlerpauschale kann auch strategisch im Rahmen der Personalbindung und -gewinnung genutzt werden. In Regionen mit hoher Pendlerquote kann die transparente Kommunikation über steuerliche Vorteile ein Wettbewerbsvorteil sein. Ebenso kann die Kombination mit Mobilitätsangeboten wie Jobtickets oder Fahrradleasing die Attraktivität als Arbeitgeber steigern.
Darüber hinaus ist die Pendlerpauschale ein Faktor bei der Gestaltung von Arbeitszeitmodellen und der Standortwahl. Unternehmen, die flexible Arbeitsorte ermöglichen, können Mitarbeitenden helfen, steuerliche Vorteile optimal zu nutzen oder unnötige Belastungen zu vermeiden.
Einordnung
Moderne HR-Softwarelösungen unterstützen die Verwaltung von steuerlichen Freibeträgen und ELStAM-Daten. Die Integration solcher Funktionen in die Entgeltabrechnungssysteme reduziert Fehlerquellen und erhöht die Transparenz für Mitarbeitende. Auch Self-Service-Portale können genutzt werden, um Informationen zur Pendlerpauschale bereitzustellen oder Anträge zu unterstützen.
In diesem Zusammenhang bietet die von uns angebotene Komplettlösung comvaHRo-All-In eine integrierte Plattform, die von Personalverwaltung und Entgeltabrechnung über Zeiterfassung, Mitarbeiterportale bis hin zum Bewerbermanagement alle relevanten HR-Prozesse digital abbildet – ergänzt durch Payroll-Outsourcing und HR- sowie LOGA-Consulting Services.
Schlussbetrachtung
Die Pendlerpauschale ist ein zentraler Bestandteil der steuerlichen Rahmenbedingungen für Arbeitnehmenden mit täglichem Arbeitsweg. Für HR-Abteilungen bedeutet dies, steuerliche Kenntnisse mit administrativer Sorgfalt zu verbinden, um Mitarbeitende korrekt zu informieren und steuerliche Vorteile nutzbar zu machen. Insbesondere bei der Gestaltung moderner Arbeitsmodelle und Mobilitätskonzepte sollte die Pendlerpauschale als strategischer Faktor berücksichtigt werden. Durch den Einsatz digitaler HR-Lösungen lassen sich Prozesse rund um die Entgeltabrechnung und steuerliche Freibeträge effizient und fehlerfrei gestalten.
Hinweis: Die Inhalte des HR-Lexikons dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellen keine rechtliche Beratung dar. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
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